Die besten Tipps und Tools –
Wegen der Corona-Krise sind viele Menschen gezwungen, im Homeoffice zu arbeiten. Zu Anfang ist die Umstellung nicht leicht. Der Umgang mit digitalen Tools und die ungewohnte Isolation stellen neue Herausforderungen an jeden Einzelnen. Aber egal, ob Sie als Angestellte/r oder Freelancer von Zuhause aus arbeiten, die Strategien sind ganz ähnlich. Im folgenden Guide erfahren Sie die besten Tipps und Tools, mit denen Sie trotz Corona-Krise den Alltag im Home-Office bewältigen.
Auch jetzt „gehen“ Sie zur Arbeit
Ob man ins Büro fährt oder nur ein paar Schritte geht: Wenn Sie Ihr Home-Office betreten, gehen Sie zur Arbeit! Das Homeoffice sollte möglichst nicht der Küchentisch oder der Couchtisch sein. Besser ist ein fester Arbeitsplatz, der ausschließlich beruflichen Zwecken dient. Dieser sollte keine privaten Papiere oder Gegenstände beherbergen, abgesehen natürlich von einer Kaffee- oder Teetasse, einem schönen Briefbeschwerer und persönlich ausgesuchten Büromaterialien. So fällt das Arbeiten im Homeoffice gleich ein wenig leichter.
Mit dem Pyjama ins Homeoffice?
Lieber nicht. So wie Sie Ihre Mahlzeiten nicht am Schreibtisch einnehmen sollten, ist es ein No-Go, im Pyjama am Laptop zu sitzen. Spätestens bei der ersten spontanen Video-Besprechung fällt das unangenehm auf. Es spricht nichts dagegen, bequeme Kleidung beim Arbeiten im Homeoffice zu tragen. Aber auch dies hat seine Grenzen. Die richtige Kleidung wirkt sich auf die Arbeitsdisziplin und die Motivation aus.
Die liebe Familie und Arbeiten im Homeoffice
Auch die Familie muss wissen, dass Sie zu bestimmten Büro-Zeiten nicht ansprechbar sind. Kinder verstehen oft nicht, dass sie nicht jederzeit ins Büro hereinplatzen können. Abhilfe kann ein Schild an der Tür bieten, welches klar die Arbeitssituation und die Bürozeiten signalisiert. Es ist daher auch günstig, wenn sich der Arbeitsplatz in einem separaten Raum befindet, notfalls mit abschließbarer Tür – auch aus Datenschutzgründen.
Die Arbeitsabläufe im Homeoffice organisieren
Wenn man neu ins Homeoffice startet, kann man zunächst die gewohnte Struktur übernehmen. Beginnen Sie zum Beispiel mit der Arbeit im Homeoffice zur gewohnten Uhrzeit und planen Sie Ihre Pausen entsprechend ein. Bei Aufgaben mit einem längeren zeitlichen Vorlauf ist es sinnvoll, den Tag in thematische Einheiten zu unterteilen. Finden Sie für sich heraus, wann Ihre produktivste Phase im Verlauf des Tages ist. Legen Sie möglichst in diese Zeit die Aufgaben, die die meiste Konzentration benötigen.
Auch eine Wochenplanung kann beim Arbeiten im Homeoffice sinnvoll sein. Blocken Sie in Ihrem Kalender Zeiten für bestimmte To-Dos, wie zum Beispiel Kundentermine, E-Mail-Kommunikation, Weiterbildung, die Buchhaltung und das Schreiben von Blogartikeln.
Im Homeoffice die Konzentration beibehalten
Ihnen fällt es schwer, am Ball zu bleiben? Ihre Gedanken schweifen ab und Sie lassen sich beim Arbeiten im Homeoffice zu sehr ablenken? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, der Prokrastination zu begegnen, wie zum Beispiel mit der Pomodoro-Technik. Der Begriff stammt aus dem Italienischen (pomodoro = Tomate) und ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 80er Jahren entwickelt wurde.
Pomodoro-Technik
Die Methode verwendet einen “Kurzzeitwecker”, um die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Zeiten für Pausen zu unterteilen. Es gibt verschiedene Apps, die nach der Pomodoro-Technik arbeiten; eine davon ist die Pomentum App.
Eine solche App hilft Ihnen, auch bei mangelnder Motivation Ihre Aufgaben zu erledigen. Es ist leichter, Aufgaben in 25-Minuten-Intervallen abzuarbeiten, als an einen Berg von Stunden zu denken.
Mit der Zeit pendelt sich ein eigener Rhythmus ein. Die kurzen Pausen lassen sich nutzen, um aufzustehen und die Beine zu vertreten. Das ist wesentlich gesünder, als mehrere Stunden am Stück zu sitzen.
Ablenkungen im Homeoffice konsequent vermeiden
Eine weitere Maßnahme besteht darin, alle Ablenkungen beim Arbeiten im Homeoffice zu eliminieren. Manche stellen ihr Smartphone bei Arbeitsbeginn auf den Flugmodus. Wo das nicht möglich ist, sollten alle Social Media-Kanäle konsequent ausgeschaltet sein, auch deren Benachrichtigungen auf dem Handy. Darüber hinaus macht es Sinn, die Benachrichtigungen der Messenger wie WhatsApp und dem Facebook Messenger, Telegram oder Signal auf mute, d.h. stumm zu schalten.
Ein großer Zeitfresser besteht darin, ständig seine Mails abzurufen. Wenn Sie keine Supporttätigkeit ausüben, reicht es aus, E-Mails nur ein- bis zweimal am Tag zu checken und zu bearbeiten.
Theoretisch kann auch das Telefon abgeschaltet werden. Das hängt von der Tätigkeit und von der Mentalität des Einzelnen ab. Wichtig ist, Kunden und Kollegen zu kommunizieren, dass man auch beim Arbeiten im Homeoffice nicht wahllos jederzeit angerufen werden kann oder auf Abruf verfügbar ist. Weder morgens um 6:30 Uhr noch abends um 22 Uhr, aber auch nicht im Verlauf des Tages.
Pausen und Erholung einplanen
Ohne die Erinnerung von außen oder durch eine App kann es beim Arbeiten im Homeoffice leicht passieren, dass die Pausen vergessen werden. Da der Übergang zwischen Privatleben und Beruf verschwimmt, besteht die Gefahr, dass auch der Feierabend vernachlässigt wird. Denken Sie im eigenen Interesse und im Interesse Ihrer Kunden daran, Pausen und den Feierabend einzuplanen und sinnvoll zu füllen. Auch wer im Homeoffice arbeitet, benötigt Zeit, um die Akkus wieder aufzuladen.
Trotz Corona-Krise für Bewegung sorgen
Bei einer Ausgangssperre kann man notfalls auch zuhause Sport treiben: mit einem Heimtrainer, Trampolin oder mit gymnastischen Übungen. Yoga und Entspannungstechniken helfen dabei, die Anspannung abzubauen, die in der jetzigen Situation leicht entstehen kann. Bei YouTube gibt es viele Tutorials mit Fitnessübungen, die auch ohne Hilfsmittel zuhause ausgeführt werden können.
Die richtige Ernährung im Homeoffice
Die veränderte Situation verursacht bei vielen Menschen Stress. Die plötzliche Isolation ist eine Herausforderung. Dies kann dazu verleiten, im Homeoffice ständig nebenbei zu ungesunden Snacks zu greifen. Legen Sie gezielt gesunde Snacks abseits des Schreibtisches bereit, wie zum Beispiel Obst, Trockenfrüchte und Nüsse. Wichtig sind auch regelmäßige Mahlzeiten. Nehmen Sie Ihre Mahlzeiten auf keinen Fall am Schreibtisch oder nebenbei ein und nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür.
Der Isolation in der Corona-Krise begegnen
Was tun, wenn beim Arbeiten im Home-Office die gewohnten Gesprächspartner fehlen oder die Decke auf den Kopf fällt? Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten, Begegnungen zu schaffen, wenn auch virtueller Art. Dafür eignen sich verschiedene Messenger, Video Tools oder Social Media.
Über die Messenger kann man Face-to-Face mit Freunden, Kollegen, Kunden oder Familienmitgliedern kommunizieren. Video Tools bieten die Möglichkeit, digitale Besprechungen und Webinare mit mehreren Personen durchzuführen.
Virtuelles Coworking
Manche Freelancer öffnen jetzt in der Corona-Krise ihre virtuellen Räume und laden zum Coworking ein. Zu festgelegten Zeiten kann man dem Coworking über einen Zoom-Link beitreten, um gemeinsam konzentriert zu arbeiten. Ein/e Experte/in beantwortet bei Bedarf die Fragen der Teilnehmer/innen. In vorher definierten Pausen schließt sich der virtuelle Raum wieder. So oder ähnlich werden die Strukturen der Arbeit innerhalb eines Unternehmens virtuell nachempfunden.
Social Media
Eine weitere Möglichkeit bieten die Gruppenfunktionen in den sozialen Netzwerken wie Facebook, LinkedIn und XING. Facebook bietet geheime Gruppen, zu denen die Teilnehmer eine persönliche Einladung benötigen. Dies ermöglicht einen geschützten Raum für den Austausch über gemeinsame Themen. Geheime Gruppen werden nicht in den Suchergebnissen gezeigt.
Die sechs besten Video-Tools
Im folgenden Abschnitt geht es um verschiedene Video-Tools, die sowohl für die private als auch für die berufliche Kommunikation im Homeoffice verwendet werden können. Sie sind natürlich kein Ersatz für die persönliche Begegnung. Solange uns die Corona-Krise zwingt, persönliche Begegnungen zu meiden und zuhause zu bleiben, bieten die Video-Tools eine gute Alternative.
1. WhatsApp
Mit WhatsApp lässt sich über einen kleinen Trick eine Videokonferenz mit bis zu vier Teilnehmern starten. Dazu laden Sie zunächst eine/n Teilnehmer/in zu einem Videotelefonat ein. Wenn diese/r die Einladung angenommen hat, erscheint am oberen Rand ein Symbol, über das Sie bis zu zwei weitere Teilnehmer/innen zum Video Chat einladen können.
2. Messenger
Auch mit Messengern wie Telegram oder Signal lassen sich Videoanrufe starten. Hier sind allerdings nur Video Chats mit bis zu zwei Personen möglich.
3. Skype
Die meisten Leser kennen Skype als Tool für Video Chats und Telefonie. Leider ist die Video-Kommunikation über Skype nicht sehr stabil. Auch datenschutztechnisch steht der Anbieter in der Kritik.
4. Zoom
Zoom ist ein sehr beliebtes Tool für die Video-Kommunikation per Smartphone oder am Desktop. Es lassen sich Meetings mit oder ohne Video abhalten. Bei Webinaren lassen sich der Ton und die Videofunktion der Teilnehmer abschalten, damit der/die Vortragende ohne Störung die eigene Präsentation vorstellen kann. Eine Chatmöglichkeit ergänzt die Funktionen. Die Audiospur lässt sich im Anschluss getrennt von der Videospur abspeichern. Beide zusammen können bei YouTube hochgeladen werden, vorausgesetzt, das Meeting oder Webinar wurde aufgenommen.
Zudem lässt sich mit Zoom der Bildschirm teilen. Dies ist für Webinare sehr praktisch, aber auch, wenn man Arbeitsergebnisse präsentieren oder Inhalte anhand einer PPT-Datei erläutern möchte. Zoom bietet noch viele weitere Features und Integrationen, die sehr nützlich für die digitale Zusammenarbeit sind.
Die Teilnehmer/innen werden über einen Link eingeladen und müssen dann nur den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen. Eine Installation des Tools ist nur für den Hoster bzw. Gastgeber notwendig. Bei bis zu drei Personen kann Zoom kostenlos genutzt werden. Bei mehr Personen kann bis zu 45 Minuten kostenlos kommuniziert werden. Die Staffelpreise finden Sie auf der Firmenseite.
Um die User nicht sich selbst zu überlassen, hat das Tool einige Lösungen für verschiedene Anwendungsbereiche vorgestellt. Darüber hinaus kann man sich über Tutorials über die Einstellungen und Funktionen des Tools informieren. Sollten Sie auf der englischen Seite gelandet sein, können Sie im Footer unter Language die Sprache Ihrer Wahl einstellen.
5. Microsoft Teams
Die Corona-Krise hat verschiedene Anbieter veranlasst, ihre Preise zu senken oder Sonderkonditionen anzubieten. Ein Anbieter ist Microsoft Office: Microsoft stellt die App Teams für sechs Monat gratis bereit. Die kostenlose Version ermöglicht neben virtuell nutzbaren Office-Anwendungen integrierte Audio- oder Videogespräche für Gruppen und Einzelpersonen und bietet diverse weitere nützliche Features.
6. Google G Suite
G Suite Kunden erhalten einen kostenlosen Zugriff auf Premium-Features. Über Hangouts Meet lassen sich damit Video- und Telefonkonferenzen für jeweils bis zu 250 Teilnehmer abhalten. Auch Live-Streaming mit bis zu 100.000 Teilnehmern ist möglich. Darüber hinaus können die virtuellen Meetings aufgezeichnet und in Google Drive abgespeichert werden.
Virtuelle Mastermind-Gruppen
Die Weiterentwicklung von virtuellen Arbeitsgruppen sind virtuelle Mastermind-Gruppen. Der Begriff Mastermind-Gruppe geht zurück auf Napoleon Hill, Autor des Buches „Think And Grow Rich“. Diese werden gebildet, um sich gegenseitig – auch unter Anleitung eines Coaches – weiterzuhelfen und innerhalb der Gruppe eine bestimmte Aufgabe oder ein Ziel zu erarbeiten.
Die Teilnehmer der Gruppe müssen nicht unbedingt aus einem Unternehmen stammen oder dem gleichen Beruf angehören. Sie können aus verschiedenen Bereichen kommen. Voraussetzung für den Zusammenschluss in einer Mastermind-Gruppe ist, dass die Teilnehmer einen gemeinsamen Nenner haben, an dem sie gemeinsam arbeiten, über den sie brainstormen und weiterkommen wollen.
Die besten Tools für das Arbeiten im Home-Office
Neben Messengern, Social Media und Video Tools gibt es noch weitere Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern. Statt die schriftliche Kommunikation umständlich per E-Mail laufen zu lassen, bietet sich Slack als schneller Informationsaustausch für größere Communities an. Auch Dokument können über Slack ausgetauscht werden.
Über Google Docs und Google Sheets kann man virtuell gemeinsam an einem Dokument arbeiten, ohne dass die Dokumente hin- und her gesendet werden müssen. Über einen Link oder per E-Mail werden die Teilnehmer eingeladen, die Inhalte des Dokumentes mitzugestalten.
Dokumente, die keine personenbezogenen Daten enthalten, können in einer Cloud abgelegt und dort für den Zugriff mehrerer Personen freigegeben werden. Dafür bieten sich verschiedene Anbieter an. Die bekanntesten sind Dropbox, Google Drive und OneDrive von Microsoft.
Gesprächs-Notizen lassen sich per OneNote oder über Evernote teilen. Evernote ist mit seinem Webclipper übrigens ein sehr nützliches Tool zum Festhalten von Blogartikeln und Links sowie zum Teilen von Inhalten.
Bei Udemy, einer virtuellen Weiterbildungsplattform, kann man sich über Online-Kurse zu vielen verschiedenen Themen weiterbilden. Nach Anmeldung bei dem Anbieter empfehle ich, auf eine Rabattphase zu warten. Udemy setzt regelmäßig die Preise der Kurse herab. In welchem Zeitrahmen Sie die Inhalte erarbeiten, ist Ihnen überlassen.
Projektmanagement im Home-Office
Bleibt noch das Projektmanagement zu erwähnen. Von Todoist über Asana und Trello bis hin zu Monday gibt es eine Vielzahl an kostenlosen und kostenpflichtigen Tools für das Smartphone und am Desktop. Mit ähnlichen Dashboards und vergleichbaren Features helfen sie, die virtuelle Arbeit an Projekten mit mehreren Teammitgliedern sinnvoll zu organisieren. Über Add-ons lassen sich weitere Tools verknüpfen. Auch für die Arbeit als Solopreneur/in sind die Projektmanagementtools geeignet.
Bei Trello zum Beispiel lassen sich private oder öffentliche Boards zu einem bestimmten Thema bzw. Projekt eröffnen. Zu den Boards werden nur die Personen eingeladen, die an dem Projekt mitwirken. Das Board lässt sich in themenbezogene Listen einteilen. Auf jeder Liste kommen Karten ins Spiel. Jede Karte kann eine Aufgabe enthalten. Mit farbigen Labels lässt sich der Status quo festhalten: in Planung, in Arbeit, fertig, Archiv, besonders wichtig, dringend usw. Man kann Links und Dokumente hinzufügen, Personen taggen, Add-ons hinzufügen und vieles mehr. Die Boards lassen sich auch als Redaktionsplan nutzen.
Probieren Sie es mal aus: auch privat kann man davon profitieren. Darüber hinaus bietet Trello einen Blog mit interessanten Themen zu Projektmanagement, Zeitplanung und vieles mehr.
Zeiterfassung im Homeoffice
Das größte Vorurteil gegenüber der Arbeit im Homeoffice ist die Vorstellung, dass dort lediglich prokrastiniert wird und das auch noch gegen Bezahlung. Um Kunden oder Vorgesetzten eine Kontrollmöglichkeit zu geben, können Zeiterfassungstools eingesetzt werden.
Es gibt eine Vielzahl an Zeiterfassungstools am Markt. Viele von ihnen bieten die Möglichkeit, die Tätigkeiten sekundengenau zu erfassen, bestimmten Projekten zuzuordnen und direkt aus dem Tool heraus Rechnungen zu generieren. Mein beliebtestes Tool ist Toggl. Hier lassen sich mehrere Kunden und Projekte eintragen. Man kann für bestimmte Zeiträume und Projekte Listen-Reports und Kreisdiagramme generieren, wobei der Zeitraum frei wählbar ist.
Mit Kindern im Homeoffice
Im Home-Office zu arbeiten, ist während der Corona-Krise eine besonders große Herausforderung, wenn die Kinder zuhause betreut werden müssen. Kleine Kinder in dieser Zeit neben der Arbeit zu beschäftigen, ist schwierig. Die Herausforderungen wachsen, wenn die Kleinen krank werden. Zu diesem Thema gibt es bereits viele Tipps, die nach meiner persönlichen Erfahrung nur bedingt weiterhelfen. Denn erst in der Praxis zeigt sich, was diese Tipps wert sind.
Jedes Kind hat andere Bedürfnisse. Viele Kinder haben einen ausgeprägten Bewegungsdrang, der gerade jetzt kaum abzufedern ist. Bei manchen Tätigkeiten kommen die Eltern mit den ständigen Unterbrechungen nicht zurecht oder schaffen ihr Pensum nicht. Daher wechseln sich die Eltern ab, weil es kaum möglich ist, die Kinder zu beschäftigen und gleichzeitig der Arbeit nachzugehen.
Alleinerziehende haben jetzt in der Corona-Krise doppelt so viel Verantwortung zu tragen und noch mehr Arbeit zu leisten, weil die Unterstützung durch einen Partner oder durch Großeltern fehlt.
Bei älteren Kindern, die das Glück haben, online unterrichtet zu werden, sieht die Situation schon wesentlich entspannter aus. Aber auch hier heißt es abwarten. Bei einer Ausgangssperre dürfte es auch bei älteren Kindern und Jugendlichen auf Dauer schwierig werden, für einen gesunden Ausgleich und Abwechslung zu sorgen.
Fazit
Mit den richtigen digitalen Tools lässt sich die Arbeit im Homeoffice gut bewältigen. Wichtig sind eine gute Organisation der Aufgaben und eine sinnvolle Strukturierung der Arbeitszeit. Pausen, Erholung, eine ausgewogene Ernährung und Sport bieten einen gesunden Ausgleich. Der Einsamkeit im Homeoffice kann mit Video Tools und maßvoller Nutzung von Social Media begegnet werden. Video Tools bieten zusätzliche Möglichkeiten der Weiterbildung über Webinare und Weiterentwicklung über Mastermind-Gruppen. So kann der Umstieg auf das Homeoffice zu einer spannenden Herausforderung und Erfahrung werden.