Ein Blick hinter die virtuellen Kulissen
Themen wie digitale Transformation oder New Work sind spätestens seit Corona kein Fremdwort mehr. Aber wenn es um die Umsetzung von neuen Formen der Zusammenarbeit geht, gibt es einige Punkte zu beachten. Wie eine digitale Zusammenarbeit aussehen kann, wenn Aufgaben von einem Remote Worker oder einem ortsungebunden arbeitenden Freelancer übernommen werden, erläutere ich im folgenden Artikel.
Beitrag überarbeitet am 08.08.2022. – Bildcredit: CC0 “Shadow” by Gerd Altmann – Der Beitrag enthält unbezahlte Werbung.
In der digitalen Zusammenarbeit mit Freelancern, Mitarbeitern oder Kollegen, die im Homeoffice oder in Coworking Spaces arbeiten, ergeben sich häufig die gleichen Fragen:
- Wie werden die Arbeitszeiten kontrolliert?
- Wie wird der Arbeitsfortschritt dokumentiert?
- Wie funktioniert der Austausch von Dokumenten?
- Was ist mit der Schweigepflicht?
- Geht das alles auch DSGVO-konform?
- Wie laufen Besprechungen ab?
Um diese Fragen zu beantworten, stelle ich in meinem Artikel verschiedene Tools und Software vor, die die digitale Zusammenarbeit mit einem ortsungebunden arbeitenden Freelancer ermöglichen und vereinfachen.
Erfassung der Arbeitszeiten bei digitaler Zusammenarbeit
Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Menschen, die im Homeoffice arbeiten, in der Regel effektiver arbeiten und dadurch produktiver sind als die Kollegen im Büro vor Ort. Aber es fällt vielen Kunden schwer, das Vertrauen in die Ehrlichkeit des Freelancers zu setzen. Der Kunde möchte schließlich nicht die Freizeit des Freelancers bezahlen.
Daher macht es je nach Tätigkeit durchaus Sinn, die Arbeitszeit zu messen und ins Verhältnis zur erbrachten Leistung zu setzen. Eine Ausnahme besteht natürlich dann, wenn Aufträge erstellt werden mit einem bestimmten Leistungsumfang und Zeitkontingent, die von beiden Seiten – dem Kunden und dem Freelancer – bestätigt und eingehalten werden müssen.
Zeiterfassung mit Toggl
Möchte man also die Zeit erfassen, so stehen verschiedene Tools zur Verfügung. Ich persönlich arbeite schon sehr lange mit Toggl. Hier kann ich verschiedene Kundeneinträge anlegen, unterschiedliche Projekte und Aufgaben erfassen und auch Teams festlegen. Den Projekten können unterschiedliche Farben zugeordnet werden. Die Kalenderfunktion ermöglicht es mir, einzelne Tage, Wochen, Monate oder das ganze Jahr auszuwerten.
Dazu erstellt das Tool Reports, d.h. Berichte, die alle genannten Merkmale enthalten. Die Auswertung kann in Listenform dargestellt werden. Die Liste wird ergänzt durch ein Kreisdiagramm, das die zeitliche Verteilung der Projekte in Form von farbigen Segmenten anzeigt. Die Ergebnisse dienen mir
- zur Kontrolle der benötigten Zeit für meine Aufträge,
- zur Dokumentation der Zeiten für den Tätigkeitsnachweis oder
- zur Erfassung der Zeiten, die ich für andere Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Marketing benötige.
Es gibt eine Vielzahl anderer Anbieter, die ähnlich arbeiten wie Toggl und zum Teil weitere Features und eine deutschsprachige Oberfläche anbieten. Für welches man sich entscheidet, hängt letztendlich von den gewünschten Features und der Bedienbarkeit ab.
Die gute alte Excelliste
Auch altbekannte und bewährte Software wie Excel kommen in meiner Tätigkeit zum Einsatz. Excel verwende ich zum Beispiel für Tätigkeiten, wo ein Tätigkeitsnachweis erwünscht oder notwendig ist. Hier erstelle ich auf der Grundlage der in Toggl erfassten Zeiten einen Überblick über die Art der Tätigkeiten und die Anzahl der aufgewendeten Stunden.
Excel oder das Google-Pendant Google Sheets kommt auch für Redaktions- oder Contentpläne zum Einsatz. In der digitalen Zusammenarbeit mit Kunden bevorzuge ich inzwischen Google Sheets, weil diese zusammen mit dem Kunden unabhängig von Ort oder Zeit bearbeitet werden können.
Austausch von Dokumenten und Dateien – Dropbox, Google Drive und OneDrive
Infos und Dokumente in kleinerem Umfang können per E-Mail versendet werden. Geht es um den Austausch von umfangreicheren Dokumenten und Dateien, so bietet es sich an, einen der vielen Cloud-Anbieter zu wählen. Ein Beispiel für solche Dateien sind Backups von Websites, die in der Regel zu groß sind, um per E-Mail versendet werden zu können. Hier arbeite ich überwiegend mit Dropbox, Google Drive und OneDrive. Für den unkomplizierten Versand von Bildern und großen Dateien kommt darüber hinaus das Tool WeTransfer zum Einsatz.
Geht es um sensible Daten wie z. B. personenbezogene Daten, so müssen die Bestimmungen der DSGVO beachtet werden. Die genannten Clouds sind nur eingeschränkt geeignet für die Speicherung solcher Daten. Hier besteht die Möglichkeit, über das Tool Boxcryptor einzelne Dateien und Ordner so zu verschlüsseln, dass der Datentransfer DSGVO-konform abgewickelt werden kann.
Kommunikation via E-Mail, Videotelefonie und Messenger
Da ich mehrere E-Mail-Adressen meiner Kunden verwalte, kommen unterschiedliche E-Mail-Programme zum Einsatz. Dazu gehören insbesondere Outlook und Gmail.
Außer der Kommunikation über E-Mail oder Telefon besteht die Möglichkeit, über die Videotelefonie Kontakt aufzunehmen. Dazu verwende ich Skype, Zoom, Hangout und ähnliche Programme. Zoom verwende ich auch gerne für Workshops, wenn ich zum Beispiel meinen Kunden meine Arbeit am Bildschirm erklären möchte. Hierfür gibt es eine Funktion mit der Bezeichnung „Bildschirmfreigabe“, die dem Gesprächspartner die Möglichkeit bietet, auf meinem Monitor verschiedene Schritte zu verfolgen.
Mit Kunden, die schnelle Chatfunktionen schätzen, tausche ich mich über Slack aus. Die Kommunikation über den Messenger oder über WhatsApp ist nicht DSGVO-konform und kommt daher für die Kundenkommunikation nicht in Frage. Eine Ausnahme stellen Marketingstrategien dar, die den Messenger oder WhatsApp mit einbeziehen. Dazu gehören zum Beispiel Newsletterkampagnen.
Umgang mit Passwörtern bei digitaler Zusammenarbeit
Für manche Tätigkeiten benötige ich einen Zugang zu Software, zu einem E-Mail-Account oder zum Adminbereich eines Social Media Accounts, einer Website oder eines Hosters. Viele Kunden stellen mir ihre Zugänge zur Verfügung oder richten einen Administratorzugang ein. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen Passwortmanager wie LastPass zu verwenden, um so die direkte Ausgabe von Passwörtern zu umgehen.
Der Start einer digitalen Zusammenarbeit
Die digitale Zusammenarbeit kann auf unterschiedliche Weise beginnen. In der Regel entsteht ein Erstkontakt über meine Website, über XING, LinkedIn oder Instagram und dann per E-Mail oder über eine Empfehlung. In einem ersten, kurzen Telefonat oder während eines Zoom Calls werden die Aufgabengebiete abgeklärt. Für manche Kunden schreibe ich Aufträge, bei anderen kommt es zu Tätigkeiten, die stundenweise erfasst und abgerechnet werden. Sobald der Tätigkeitsbereich feststeht, nehme ich die Arbeiten in Angriff.
Um den Erstkontakt so einfach wie möglich zu gestalten, arbeite ich mit dem Terminbuchungstool Calendly. Dieses habe ich auf meiner Website unter anderem auf der Kontaktseite eingebunden. Darüber hinaus versende ich Terminbuchungslinks von Calendly per E-Mail.
Organisation und Projektmanagement
Sind die Aufgaben oder Kundenprojekte sehr komplex, so dass man leicht den Überblick verlieren kann, habe ich lange Zeid das web-basierte Projektmanagement-Tool Trello verwendet. Hier ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Teammitgliedern Listen zu erstellen. Diese können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen, Links, Fotos und Fristen versehen werden.
Mit der Zeit wurden die Projekte komplexer, so dass ich irgendwann auf Asana umgestiegen bin. Das Tool ist sehr hilfreich bei der Organisation aller Kundenaufgaben und -projekte, bei der Umsetzung meiner Unternehmensziele und bei der Definition von Workflows.
AGB und Verträge
Ob man Verträge für die digitale Zusammenarbeit braucht oder nicht, kommt auf den Tätigkeitsbereich an. Einfache Vereinbarungen und Aufträge können per E-Mail abgewickelt werden. Eine Abmachung per E-Mail kann mit einer vertraglichen Vereinbarung gleichgesetzt werden.
Mit meinen AGB stecke ich einen bestimmten Rahmen für die Zusammenarbeit fest. Diese AGB sende ich bei Bedarf und auf Anfrage zu. Darüber hinaus biete ich je nach Bedarf noch einen Vertrag über freie Mitarbeit, eine Verschwiegenheitserklärung, eine Haftungsvereinbarung und einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag an. Letzterer kommt insbesondere dann zur Anwendung, wenn personenbezogene Daten, wie Kundendateien oder Adresslisten ins Spiel kommen.
Fazit
Im Rahmen einer virtuellen oder digitalen Zusammenarbeit kommt eine Vielzahl von Tools zum Einsatz. Diese Tools helfen dabei, die Arbeitsabläufe reibungslos zu gestalten und die Kommunikation zu vereinfachen. Hast du Fragen dazu? Gerne arbeite ich dich im Rahmen eines Workshops in die Funktionen der Tools ein.