Der Wechsel zur Kleinunternehmerregelung: Meine persönlichen Tipps

Zur Kleinunternehmerregelung zurückzuwechseln, klingt nach einer reinen Formsache. Der Teufel steckt allerdings im Detail. In diesem Artikel schreibe ich über meine persönlichen Erfahrungen auf dem Weg zu einem schlankeren digitalen Business, das besser zu meinem Leben passt. Dabei starte ich mit dem Wechsel zur Kleinunternehmerregelung und was es dabei zu beachten gilt.

Meine Erfahrungen ergänze ich durch praktische Tipps zu den Apps Lexware und Smartsteuer. Manche dieser Informationen habe ich während meiner Recherche vergeblich gesucht.

Ein Hinweis vorab: Der Artikel ist ein Erfahrungsbericht und keine steuerliche oder juristische Beratung. Es ist möglich, dass sich nach dem Schreiben des Artikels rechtliche, technische und inhaltliche Änderungen ergeben, die ich noch nicht in meinem Artikel aufgegriffen habe. Je nach Buchhaltungstool, Vertragsversion und Geschäftsmodell können die folgenden Angaben abweichen.

Auch bei den Finanzämtern mag es in verschiedenen Städten und Kommunen eine andere Vorgehensweise geben. Bitte berücksichtige dies beim Lesen des Artikels und ziehe bei einem geplanten Wechsel immer eine Expertin oder einen Experten hinzu.

Der unterjährige Wechsel zur Kleinunternehmerregelung

Der Wechsel zur Kleinunternehmerregelung gestaltete sich komplizierter als erwartet. Ich war davon ausgegangen, dass ich dem Finanzamt meinen Wunsch mitteile und dass der Rest automatisch glattläuft. Weit gefehlt. Vielleicht lag es auch am Zeitpunkt: Den Wechsel wollte ich im März angehen. Besser ist es, den Wechsel zum Jahreswechsel anzustreben.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Nach meiner schriftlichen Meldung beim Finanzamt wurde zunächst die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) automatisch deaktiviert, ohne dass ich darüber informiert wurde. Auch als Kleinunternehmer:in kann man eine USt-IdNr. haben, aber oft wird vorausgesetzt, dass man diese nicht mehr braucht. Hier empfehle ich, das Finanzamt anzurufen, mit der zuständigen Abteilung (nicht mit der allgemeinen Service-Hotline!) zu sprechen und die USt-IdNr. wieder aktivieren zu lassen.

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmen und Solopreneuren zusätzlich zur Steuernummer vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt wird. Die Nummer besteht in Deutschland aus einem "DE"-Präfix und 9 Ziffern, zum Beispiel DE312456789.
Unternehmen und selbständige Einzelunternehmer:innen, die Lieferungen und Leistungen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes erbringen oder erhalten, benötigen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Reverse-Charge-Verfahren). Die USt-IdNr. ist sinnvoll, um bei EU-Geschäften die eigene Rechnungsposition korrekt als Nettorechnung zu behandeln. Auch Kleinunternehmer:innen können eine USt-IdNr. benötigen, selbst wenn sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind.

Den Status der USt-IdNr. überprüfen

Bis die Nummer wieder aktiviert wird, können ein paar Tage ins Land gehen. Manchmal erhält man nach Deaktivierung und Reaktivierung der USt-IdNr. eine neue USt-IdNr. Den Status deiner aktuellen USt-IdNr. kannst du über die Website der Europäischen Kommission überprüfen. Du musst dazu bei „Mitgliedstaat / Nordirland*" Deutschland auswählen und dann bei MwSt-Nummer die USt-IdNr. ohne das Länderkürzel „DE" eingeben.

In manchen Fällen muss im Anschluss die Richtigkeit und Aktivität der USt-IdNr. nachgewiesen werden. In meinem Fall betraf das eine Dienstleisterin aus dem europäischen Ausland, deren Steuerberaterin die Deaktivierung aufgefallen war, und die Plattform Amazon. Letztere sendet eine E-Mail mit der Info, dass die USt-IdNr. nicht mehr gültig ist. Man kann dann im eigenen Amazon-Business-Account die Nummer wieder aktivieren oder durch eine neue ersetzen.

Starttermin für die Kleinunternehmerregelung

Der nächste Punkt war der Termin für den Start der Kleinunternehmerregelung. Zunächst hatte ich im Februar einen schriftlichen Antrag auf Umstellung auf die Kleinunternehmerregelung gestellt. Leider erhielt ich keine Bestätigung darüber. Durch Zufall habe ich bei einem Anruf beim Finanzamt erfahren, dass der Termin für den Start der Kleinunternehmerregelung ohne mein Wissen rückwirkend auf den 1. Januar festgelegt wurde.

Das hätte in meinem Fall bedeutet, dass ich rückwirkend für ein Vierteljahr etliche Rechnungen hätte stornieren, neu schreiben und meinen Kund:innen die Umsatzsteuer hätte erstatten müssen. Daher bat ich bei meinem zuständigen Finanzamt telefonisch um Umstellung auf einen anderen Termin. Das war problemlos möglich und wir vereinbarten gemeinsam das Datum, ab wann die Kleinunternehmerregelung bei mir greifen sollte.

Meine Empfehlung

Plane die Umstellung sorgfältig und sprich dich vorher mit deinem Finanzamt ab. Wichtig zu wissen ist noch, dass die Gesprächspartner:innen, die man unter der Servicenummer ans Telefon bekommt, oft andere Antworten geben als der/die zuständige Sachbearbeiter:in. Deshalb ist meine Empfehlung, bei sehr wichtigen Punkten über das Kontaktformular auf der ELSTER-Website zu gehen. Hier kann man auch dann Anfragen stellen, wenn man noch keinen ELSTER-Account eingerichtet hat.

Die Umstellung im Buchhaltungstool Lexware

Für meine Buchhaltung verwende ich seit Jahren das Buchhaltungstool Lexware*. Auch hier gibt es verschiedene Punkte zu beachten, wenn man zur Kleinunternehmerregelung wechseln möchte.

1. Wenn du im laufenden Jahr bereits über Lexware die Umsatzsteuervoranmeldung für das vorherige Quartal abgewickelt hast, kannst du das Konto nicht mehr für die Kleinunternehmerregelung verwenden und musst ein neues, parallel laufendes Konto einrichten.
2. Die beiden Konten laufen parallel, bis du die Steuererklärungen aus den Vorjahren abgeschlossen hast. Danach kannst du das Konto, das du für die Umsatzsteuervoranmeldungen verwendet hast, in den Lesemodus versetzen oder archivieren lassen. Lexoffice hat sich verpflichtet, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zu berücksichtigen. Solange bleibt das Konto bestehen. Solltest du das Konto eines Tages wieder benötigen, kannst du das Konto wieder aktivieren.
3. Sobald der Wechsel auf die Kleinunternehmerregelung stattgefunden hat, solltest du möglichst kurzfristig die Bankkonten, die du an das alte Lexware-Konto angebunden hattest, zum letzten Tag der Umsatzsteuerbesteuerung trennen. Wenn du das nicht tust, werden fortlaufend alle Buchungen im alten Lexware-Konto weiterhin angezeigt. Diese unterliegen jetzt allerdings den Regeln der Kleinunternehmerregelung.
4. Die Belege und Kategorien sollten ab der Umstellung auf die Kleinunternehmerregelung ausschließlich im neuen Lexware-Konto zugewiesen werden.
5. Alle Buchungen im alten Lexware-Konto, die ab dem Startdatum der Kleinunternehmerregelung noch angezeigt werden, kannst du später ausblenden.
6. Wenn du im neuen Lexware-Konto deine Bankkonten und Zahlungsanbieter (zum Beispiel PayPal) anbindest, wähle als Startdatum das Datum des Tages, von dem an die Kleinunternehmerregelung greift. So vermeidest du, dass eine Vielzahl an Buchungen ohne Zuweisung von Belegen und Kategorien angezeigt wird.
7. Da du als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen musst, kannst du bei Lexware eine preisgünstigere Vertragsvariante auswählen. Vergleiche die verschiedenen Vertragsversionen sorgfältig, bevor du dich entscheidest. Solltest du irgendwann einmal deinen Vertrag hochstufen wollen, so stehen dir alle Funktionen auch rückwirkend zur Verfügung.

Neue Abgabetermine für die Steuererklärung

Wenn du zur Kleinunternehmerregelung wechselst, verabschiedest du dich möglicherweise auch von deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater. Auch hier ist eine frühzeitige Planung wichtig. Solange ein:e Steuerberater:in die Steuererklärungen übernimmt, gelten andere Fristen als wenn du die Steuererklärungen selbst abwickelst.

Veränderte Fristen

Es ist möglich, dass du die Steuer für das Vorvorjahr bereits viel früher abgeben musst, als du es erwartest. Bei einem Wechsel können die normalen Fristen abweichen und es kann schnell passieren, dass man in Verzug gerät. Hier empfiehlt es sich, sich rechtzeitig an das Finanzamt und – das ist wichtig – an den/die zuständige:n Sachbearbeiter:in zu wenden, um die Übergangsfristen zu besprechen, die für dich gelten. Darüber hinaus ist es bei Bedarf möglich, über ELSTER eine Fristverlängerung zu beantragen.

Mit der zuständigen Abteilung sprechen

Meine Erfahrung: Spricht man mit den Mitarbeiter:innen, die man unter der Servicenummer des Finanzamts erreicht, erhält man oft andere Informationen, als wenn man mit den zuständigen Sachbearbeiter:innen spricht. Häufig ist es besser, über ELSTER eine Anfrage zu stellen, um aktuelle und abgesicherte Informationen zu erhalten.

Steuererklärungen mit smartsteuer erstellen

Wenn du wie ich Lexware als Buchhaltungstool verwendest, kannst du über die integrierte App smartsteuer* deine Steuererklärungen vollautomatisch abwickeln. Smartsteuer übernimmt unter anderem die Einkommensteuererklärung, die Gewerbesteuererklärung und die Umsatzsteuererklärung.

Steuererklärung mit smartsteuer

Hier ein kurzer Überblick, wie die Steuererklärung mit smartsteuer funktioniert. Eine ausführliche Anleitung würde den Umfang dieses Artikels sprengen. Dazu empfehle ich dir, die Hilfe-Artikel des Anbieters zu studieren und passende YouTube-Videos zu recherchieren.

• Lege dir alle relevanten Belege zurecht, und zwar sowohl die privaten als auch die geschäftlichen Belege.
• Über den Export in Lexoffice kannst du die Einnahmenüberschussrechnung eines Jahres an Smartsteuer weiterleiten.
• Die App leitet dich Schritt für Schritt durch alle Punkte, die für deine Steuererklärungen relevant sind, und gibt dir Tipps, worauf du achten musst.
• Am Ende steht der sogenannte "smartcheck". Dieser dient dazu, Fehler zu erkennen. Du erhältst im Bedarfsfall Hinweise, wo die Fehler zu finden sind, so dass du sie berichtigen kannst.
• Zum Schluss erhältst du eine Vorschau deiner Steuererklärungen, die du sorgfältig durchlesen solltest.
• Bei offenen Fragen kann es helfen, KI-Tools zu Rate zu ziehen.
• Erst wenn alle Zahlen und Einträge korrekt sind, würde ich die Steuererklärung an das Finanzamt absenden. Auch dies geschieht vollautomatisch über Smartsteuer.
• Sobald dies erledigt ist, erhältst du noch ein Anschreiben für das Finanzamt, das du dir herunterlädst und unterschrieben per Brief an das Finanzamt sendest.
• Bevor du die nächste Steuererklärung ausfüllst, kannst du die Daten in das neue Jahr übertragen. Dadurch ersparst du dir viel Arbeit und die nächste Steuererklärung lässt sich viel schneller abwickeln.

Meine Empfehlung

Schau dir vorab die Anleitungsvideos von Smartsteuer an oder lies dir die Blog- und Hilfeartikel durch, bevor du loslegst. Damit ersparst du dir viel Zeit und Ärger.

Fazit

Der Wechsel von der Umsatzsteuerbesteuerung zurück zur Kleinunternehmerregelung ist dann erfolgreich, wenn alles rechtzeitig geplant wird. Der Einsatz von passenden Tools lohnt sich, um Zeit zu sparen und den Wechsel zu vereinfachen. Sollte es dennoch Probleme oder offene Fragen geben, empfehle ich, sich an die zuständige Abteilung des Finanzamts zu wenden oder noch einmal den Rat eines/r Steuerberater:in einzuholen.

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• Bei den mit * markierten Tools handelt es sich um unbezahlte Werbung. Ich empfehle sie im Rahmen meines Erfahrungsberichtes.
• Das Foto stammt von Mikhail Nilov, Pexels, Download am 06.07.2026