Wegen der Corona-Krise sind viele Menschen gezwungen, im Homeoffice zu arbeiten. Zu Anfang ist die Umstellung nicht leicht. Der Umgang mit digitalen Tools und die ungewohnte Isolation stellen neue Herausforderungen an jeden Einzelnen. Aber egal, ob Sie als Angestellte/r oder Freelancer von Zuhause aus arbeiten, die Strategien sind ganz ähnlich. Im folgenden Guide erfahren Sie die besten Tipps und Tools, mit denen Sie trotz Corona-Krise den Alltag im Home-Office bewältigen.
Auch jetzt „gehen“ Sie zur Arbeit
Ob man ins Büro fährt oder nur ein paar Schritte geht: Wenn Sie Ihr Home-Office betreten, gehen Sie zur Arbeit! Das Homeoffice sollte möglichst nicht der Küchentisch oder der Couchtisch sein. Besser ist ein fester Arbeitsplatz, der ausschließlich beruflichen Zwecken dient. Dieser sollte keine privaten Papiere oder Gegenstände beherbergen, abgesehen natürlich von einer Kaffee- oder Teetasse, einem schönen Briefbeschwerer und persönlich ausgesuchten Büromaterialien. So fällt das Arbeiten im Homeoffice gleich ein wenig leichter.
Mit dem Pyjama ins Homeoffice?
Lieber nicht. So wie Sie Ihre Mahlzeiten nicht am Schreibtisch einnehmen sollten, ist es ein No-Go, im Pyjama am Laptop zu sitzen. Spätestens bei der ersten spontanen Video-Besprechung fällt das unangenehm auf. Es spricht nichts dagegen, bequeme Kleidung beim Arbeiten im Homeoffice zu tragen. Aber auch dies hat seine Grenzen. Die richtige Kleidung wirkt sich auf die Arbeitsdisziplin und die Motivation aus.
Die liebe Familie und Arbeiten im Homeoffice
Auch die Familie muss wissen, dass Sie zu bestimmten Büro-Zeiten nicht ansprechbar sind. Kinder verstehen oft nicht, dass sie nicht jederzeit ins Büro hereinplatzen können. Abhilfe kann ein Schild an der Tür bieten, welches klar die Arbeitssituation und die Bürozeiten signalisiert. Es ist daher auch günstig, wenn sich der Arbeitsplatz in einem separaten Raum befindet, notfalls mit abschließbarer Tür – auch aus Datenschutzgründen.
Die Arbeitsabläufe im Homeoffice organisieren
Wenn man neu ins Homeoffice startet, kann man zunächst die gewohnte Struktur übernehmen. Beginnen Sie zum Beispiel mit der Arbeit im Homeoffice zur gewohnten Uhrzeit und planen Sie Ihre Pausen entsprechend ein. Bei Aufgaben mit einem längeren zeitlichen Vorlauf ist es sinnvoll, den Tag in thematische Einheiten zu unterteilen. Finden Sie für sich heraus, wann Ihre produktivste Phase im Verlauf des Tages ist. Legen Sie möglichst in diese Zeit die Aufgaben, die die meiste Konzentration benötigen.
Auch eine Wochenplanung kann beim Arbeiten im Homeoffice sinnvoll sein. Blocken Sie in Ihrem Kalender Zeiten für bestimmte To-Dos, wie zum Beispiel Kundentermine, E-Mail-Kommunikation, Weiterbildung, die Buchhaltung und das Schreiben von Blogartikeln.
Im Homeoffice die Konzentration beibehalten
Ihnen fällt es schwer, am Ball zu bleiben? Ihre Gedanken schweifen ab und Sie lassen sich beim Arbeiten im Homeoffice zu sehr ablenken? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, der Prokrastination zu begegnen, wie zum Beispiel mit der Pomodoro-Technik. Der Begriff stammt aus dem Italienischen (pomodoro = Tomate) und ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 80er Jahren entwickelt wurde.
Pomodoro-Technik
Die Methode verwendet einen "Kurzzeitwecker", um die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Zeiten für Pausen zu unterteilen. Es gibt verschiedene Apps, die nach der Pomodoro-Technik arbeiten; eine davon ist die Pomentum App.
Eine solche App hilft Ihnen, auch bei mangelnder Motivation Ihre Aufgaben zu erledigen. Es ist leichter, Aufgaben in 25-Minuten-Intervallen abzuarbeiten, als an einen Berg von Stunden zu denken.
Mit der Zeit pendelt sich ein eigener Rhythmus ein. Die kurzen Pausen lassen sich nutzen, um aufzustehen und die Beine zu vertreten. Das ist wesentlich gesünder, als mehrere Stunden am Stück zu sitzen.
Ablenkungen im Homeoffice konsequent vermeiden
Eine weitere Maßnahme besteht darin, alle Ablenkungen beim Arbeiten im Homeoffice zu eliminieren. Manche stellen ihr Smartphone bei Arbeitsbeginn auf den Flugmodus. Wo das nicht möglich ist, sollten alle Social Media-Kanäle konsequent ausgeschaltet sein, auch deren Benachrichtigungen auf dem Handy. Darüber hinaus macht es Sinn, die Benachrichtigungen der Messenger wie WhatsApp und dem Facebook Messenger, Telegram oder Signal auf mute, d.h. stumm zu schalten.
Ein großer Zeitfresser besteht darin, ständig seine Mails abzurufen. Wenn Sie keine Supporttätigkeit ausüben, reicht es aus, E-Mails nur ein- bis zweimal am Tag zu checken und zu bearbeiten.
Theoretisch kann auch das Telefon abgeschaltet werden. Das hängt von der Tätigkeit und von der Mentalität des Einzelnen ab. Wichtig ist, Kunden und Kollegen zu kommunizieren, dass man auch beim Arbeiten im Homeoffice nicht wahllos jederzeit angerufen werden kann oder auf Abruf verfügbar ist. Weder morgens um 6:30 Uhr noch abends um 22 Uhr, aber auch nicht im Verlauf des Tages.
Pausen und Erholung einplanen
Ohne die Erinnerung von außen oder durch eine App kann es beim Arbeiten im Homeoffice leicht passieren, dass die Pausen vergessen werden. Da der Übergang zwischen Privatleben und Beruf verschwimmt, besteht die Gefahr, dass auch der Feierabend vernachlässigt wird. Denken Sie im eigenen Interesse und im Interesse Ihrer Kunden daran, Pausen und den Feierabend einzuplanen und sinnvoll zu füllen. Auch wer im Homeoffice arbeitet, benötigt Zeit, um die Akkus wieder aufzuladen.
Trotz Corona-Krise für Bewegung sorgen
Bei einer Ausgangssperre kann man notfalls auch zuhause Sport treiben: mit einem Heimtrainer, Trampolin oder mit gymnastischen Übungen. Yoga und Entspannungstechniken helfen dabei, die Anspannung abzubauen, die in der jetzigen Situation leicht entstehen kann. Bei YouTube gibt es viele Tutorials mit Fitnessübungen, die auch ohne Hilfsmittel zuhause ausgeführt werden können.
Die richtige Ernährung im Homeoffice
Die veränderte Situation verursacht bei vielen Menschen Stress. Die plötzliche Isolation ist eine Herausforderung. Dies kann dazu verleiten, im Homeoffice ständig nebenbei zu ungesunden Snacks zu greifen. Legen Sie gezielt gesunde Snacks abseits des Schreibtisches bereit, wie zum Beispiel Obst, Trockenfrüchte und Nüsse. Wichtig sind auch regelmäßige Mahlzeiten. Nehmen Sie Ihre Mahlzeiten auf keinen Fall am Schreibtisch oder nebenbei ein und nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür.
Der Isolation in der Corona-Krise begegnen
Was tun, wenn beim Arbeiten im Home-Office die gewohnten Gesprächspartner fehlen oder die Decke auf den Kopf fällt? Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten, Begegnungen zu schaffen, wenn auch virtueller Art. Dafür eignen sich verschiedene Messenger, Video Tools oder Social Media.
Über die Messenger kann man Face-to-Face mit Freunden, Kollegen, Kunden oder Familienmitgliedern kommunizieren. Video Tools bieten die Möglichkeit, digitale Besprechungen und Webinare mit mehreren Personen durchzuführen.
Virtuelles Coworking
Manche Freelancer öffnen jetzt in der Corona-Krise ihre virtuellen Räume und laden zum Coworking ein. Zu festgelegten Zeiten kann man dem Coworking über einen Zoom-Link beitreten, um gemeinsam konzentriert zu arbeiten. Ein/e Experte/in beantwortet bei Bedarf die Fragen der Teilnehmer/innen. In vorher definierten Pausen schließt sich der virtuelle Raum wieder. So oder ähnlich werden die Strukturen der Arbeit innerhalb eines Unternehmens virtuell nachempfunden.
Social Media
Eine weitere Möglichkeit bieten die Gruppenfunktionen in den sozialen Netzwerken wie Facebook, LinkedIn und XING. Facebook bietet geheime Gruppen, zu denen die Teilnehmer eine persönliche Einladung benötigen. Dies ermöglicht einen geschützten Raum für den Austausch über gemeinsame Themen. Geheime Gruppen werden nicht in den Suchergebnissen gezeigt.
Die sechs besten Video-Tools
Im folgenden Abschnitt geht es um verschiedene Video-Tools, die sowohl für die private als auch für die berufliche Kommunikation im Homeoffice verwendet werden können. Sie sind natürlich kein Ersatz für die persönliche Begegnung. Solange uns die Corona-Krise zwingt, persönliche Begegnungen zu meiden und zuhause zu bleiben, bieten die Video-Tools eine gute Alternative.
1. WhatsApp
Mit WhatsApp lässt sich über einen kleinen Trick eine Videokonferenz mit bis zu vier Teilnehmern starten. Dazu laden Sie zunächst eine/n Teilnehmer/in zu einem Videotelefonat ein. Wenn diese/r die Einladung angenommen hat, erscheint am oberen Rand ein Symbol, über das Sie bis zu zwei weitere Teilnehmer/innen zum Video Chat einladen können.
2. Messenger
Auch mit Messengern wie Telegram oder Signal lassen sich Videoanrufe starten. Hier sind allerdings nur Video Chats mit bis zu zwei Personen möglich.
3. Skype
Die meisten Leser kennen Skype als Tool für Video Chats und Telefonie. Leider ist die Video-Kommunikation über Skype nicht sehr stabil. Auch datenschutztechnisch steht der Anbieter in der Kritik.
4. Zoom
Zoom ist ein sehr beliebtes Tool für die Video-Kommunikation per Smartphone oder am Desktop. Es lassen sich Meetings mit oder ohne Video abhalten. Bei Webinaren lassen sich der Ton und die Videofunktion der Teilnehmer abschalten, damit der/die Vortragende ohne Störung die eigene Präsentation vorstellen kann. Eine Chatmöglichkeit ergänzt die Funktionen. Die Audiospur lässt sich im Anschluss getrennt von der Videospur abspeichern. Beide zusammen können bei YouTube hochgeladen werden, vorausgesetzt, das Meeting oder Webinar wurde aufgenommen.
Zudem lässt sich mit Zoom der Bildschirm teilen. Dies ist für Webinare sehr praktisch, aber auch, wenn man Arbeitsergebnisse präsentieren oder Inhalte anhand einer PPT-Datei erläutern möchte. Zoom bietet noch viele weitere Features und Integrationen, die sehr nützlich für die digitale Zusammenarbeit sind.
Die Teilnehmer/innen werden über einen Link eingeladen und müssen dann nur den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen. Eine Installation des Tools ist nur für den Hoster bzw. Gastgeber notwendig. Bei bis zu drei Personen kann Zoom kostenlos genutzt werden. Bei mehr Personen kann bis zu 45 Minuten kostenlos kommuniziert werden. Die Staffelpreise finden Sie auf der Firmenseite.
Um die User nicht sich selbst zu überlassen, hat das Tool einige Lösungen für verschiedene Anwendungsbereiche vorgestellt. Darüber hinaus kann man sich über Tutorials über die Einstellungen und Funktionen des Tools informieren. Sollten Sie auf der englischen Seite gelandet sein, können Sie im Footer unter Language die Sprache Ihrer Wahl einstellen.
5. Microsoft Teams
Die Corona-Krise hat verschiedene Anbieter veranlasst, ihre Preise zu senken oder Sonderkonditionen anzubieten. Ein Anbieter ist Microsoft Office: Microsoft stellt die App Teams für sechs Monat gratis bereit. Die kostenlose Version ermöglicht neben virtuell nutzbaren Office-Anwendungen integrierte Audio- oder Videogespräche für Gruppen und Einzelpersonen und bietet diverse weitere nützliche Features.
6. Google G Suite
G Suite Kunden erhalten einen kostenlosen Zugriff auf Premium-Features. Über Hangouts Meet lassen sich damit Video- und Telefonkonferenzen für jeweils bis zu 250 Teilnehmer abhalten. Auch Live-Streaming mit bis zu 100.000 Teilnehmern ist möglich. Darüber hinaus können die virtuellen Meetings aufgezeichnet und in Google Drive abgespeichert werden.
Virtuelle Mastermind-Gruppen
Die Weiterentwicklung von virtuellen Arbeitsgruppen sind virtuelle Mastermind-Gruppen. Der Begriff Mastermind-Gruppe geht zurück auf Napoleon Hill, Autor des Buches „Think And Grow Rich“. Diese werden gebildet, um sich gegenseitig – auch unter Anleitung eines Coaches – weiterzuhelfen und innerhalb der Gruppe eine bestimmte Aufgabe oder ein Ziel zu erarbeiten.
Die Teilnehmer der Gruppe müssen nicht unbedingt aus einem Unternehmen stammen oder dem gleichen Beruf angehören. Sie können aus verschiedenen Bereichen kommen. Voraussetzung für den Zusammenschluss in einer Mastermind-Gruppe ist, dass die Teilnehmer einen gemeinsamen Nenner haben, an dem sie gemeinsam arbeiten, über den sie brainstormen und weiterkommen wollen.
Die besten Tools für das Arbeiten im Home-Office
Neben Messengern, Social Media und Video Tools gibt es noch weitere Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern. Statt die schriftliche Kommunikation umständlich per E-Mail laufen zu lassen, bietet sichSlackals schneller Informationsaustausch für größere Communities an. Auch Dokument können über Slack ausgetauscht werden.
Über Google Docs und Google Sheets kann man virtuell gemeinsam an einem Dokument arbeiten, ohne dass die Dokumente hin- und her gesendet werden müssen. Über einen Link oder per E-Mail werden die Teilnehmer eingeladen, die Inhalte des Dokumentes mitzugestalten.
Dokumente, die keine personenbezogenen Daten enthalten, können in einer Cloud abgelegt und dort für den Zugriff mehrerer Personen freigegeben werden. Dafür bieten sich verschiedene Anbieter an. Die bekanntesten sind Dropbox, Google Drive und OneDrive von Microsoft.
Gesprächs-Notizen lassen sich per OneNote oder über Evernote teilen. Evernote ist mit seinem Webclipper übrigens ein sehr nützliches Tool zum Festhalten von Blogartikeln und Links sowie zum Teilen von Inhalten.
Bei Udemy, einer virtuellen Weiterbildungsplattform, kann man sich über Online-Kurse zu vielen verschiedenen Themen weiterbilden. Nach Anmeldung bei dem Anbieter empfehle ich, auf eine Rabattphase zu warten. Udemy setzt regelmäßig die Preise der Kurse herab. In welchem Zeitrahmen Sie die Inhalte erarbeiten, ist Ihnen überlassen.
Projektmanagement im Home-Office
Bleibt noch das Projektmanagement zu erwähnen. Von Todoist über Asana und Trello bis hin zu Monday gibt es eine Vielzahl an kostenlosen und kostenpflichtigen Tools für das Smartphone und am Desktop. Mit ähnlichen Dashboards und vergleichbaren Features helfen sie, die virtuelle Arbeit an Projekten mit mehreren Teammitgliedern sinnvoll zu organisieren. Über Add-ons lassen sich weitere Tools verknüpfen. Auch für die Arbeit als Solopreneur/in sind die Projektmanagementtools geeignet.
Bei Trello zum Beispiel lassen sich private oder öffentliche Boards zu einem bestimmten Thema bzw. Projekt eröffnen. Zu den Boards werden nur die Personen eingeladen, die an dem Projekt mitwirken. Das Board lässt sich in themenbezogene Listen einteilen. Auf jeder Liste kommen Karten ins Spiel. Jede Karte kann eine Aufgabe enthalten. Mit farbigen Labels lässt sich der Status quo festhalten: in Planung, in Arbeit, fertig, Archiv, besonders wichtig, dringend usw. Man kann Links und Dokumente hinzufügen, Personen taggen, Add-ons hinzufügen und vieles mehr. Die Boards lassen sich auch als Redaktionsplan nutzen.
Probieren Sie es mal aus: auch privat kann man davon profitieren. Darüber hinaus bietet Trello einen Blog mit interessanten Themen zu Projektmanagement, Zeitplanung und vieles mehr.
Zeiterfassung im Homeoffice
Das größte Vorurteil gegenüber der Arbeit im Homeoffice ist die Vorstellung, dass dort lediglich prokrastiniert wird und das auch noch gegen Bezahlung. Um Kunden oder Vorgesetzten eine Kontrollmöglichkeit zu geben, können Zeiterfassungstools eingesetzt werden.
Es gibt eine Vielzahl an Zeiterfassungstools am Markt. Viele von ihnen bieten die Möglichkeit, die Tätigkeiten sekundengenau zu erfassen, bestimmten Projekten zuzuordnen und direkt aus dem Tool heraus Rechnungen zu generieren. Mein beliebtestes Tool istToggl. Hier lassen sich mehrere Kunden und Projekte eintragen. Man kann für bestimmte Zeiträume und Projekte Listen-Reports und Kreisdiagramme generieren, wobei der Zeitraum frei wählbar ist.
Mit Kindern im Homeoffice
Im Home-Office zu arbeiten, ist während der Corona-Krise eine besonders große Herausforderung, wenn die Kinder zuhause betreut werden müssen. Kleine Kinder in dieser Zeit neben der Arbeit zu beschäftigen, ist schwierig. Die Herausforderungen wachsen, wenn die Kleinen krank werden. Zu diesem Thema gibt es bereits viele Tipps, die nach meiner persönlichen Erfahrung nur bedingt weiterhelfen. Denn erst in der Praxis zeigt sich, was diese Tipps wert sind.
Jedes Kind hat andere Bedürfnisse. Viele Kinder haben einen ausgeprägten Bewegungsdrang, der gerade jetzt kaum abzufedern ist. Bei manchen Tätigkeiten kommen die Eltern mit den ständigen Unterbrechungen nicht zurecht oder schaffen ihr Pensum nicht. Daher wechseln sich die Eltern ab, weil es kaum möglich ist, die Kinder zu beschäftigen und gleichzeitig der Arbeit nachzugehen.
Alleinerziehende haben jetzt in der Corona-Krise doppelt so viel Verantwortung zu tragen und noch mehr Arbeit zu leisten, weil die Unterstützung durch einen Partner oder durch Großeltern fehlt.
Bei älteren Kindern, die das Glück haben, online unterrichtet zu werden, sieht die Situation schon wesentlich entspannter aus. Aber auch hier heißt es abwarten. Bei einer Ausgangssperre dürfte es auch bei älteren Kindern und Jugendlichen auf Dauer schwierig werden, für einen gesunden Ausgleich und Abwechslung zu sorgen.
Fazit
Mit den richtigen digitalen Tools lässt sich die Arbeit im Homeoffice gut bewältigen. Wichtig sind eine gute Organisation der Aufgaben und eine sinnvolle Strukturierung der Arbeitszeit. Pausen, Erholung, eine ausgewogene Ernährung und Sport bieten einen gesunden Ausgleich. Der Einsamkeit im Homeoffice kann mit Video Tools und maßvoller Nutzung von Social Media begegnet werden. Video Tools bieten zusätzliche Möglichkeiten der Weiterbildung über Webinare und Weiterentwicklung über Mastermind-Gruppen. So kann der Umstieg auf das Homeoffice zu einer spannenden Herausforderung und Erfahrung werden.
Viele Einzelunternehmer haben sich mit den Bestimmungen der DSGVO intensiv auseinandergesetzt. Wer eine eigene Website unterhält, muss bestimmte rechtliche Vorgaben – vor allem im Rahmen der DSGVO – beachten und erfüllen. Werden diese Vorgaben missachtet, drohen Abmahnungen, die im Einzelfall sehr teuer werden können. Erfahre hier, wie das DSGVO-Plugin dir hilft, Abmahnungen bezüglich der Datenschutzerklärung und des Impressums zu verhindern.
Insbesondere was die Datenschutzerklärung der Website betrifft, herrscht häufig Unklarheit. Es gibt viele hochpreisige Angebote von Rechtsanwälten, die die Erstellung und Prüfung deines Impressums und deiner Datenschutzerklärung anbieten. Das Budget von Einzelunternehmern oder KMUs ist allerdings häufig begrenzt, so dass viele dazu übergegangen sind, einen Datenschutzgenerator zu verwenden.
Nachteile von Datenschutzgeneratoren
Gewöhnliche Datenschutzgeneratoren bieten leider keine rechtliche Sicherheit. Der Nachteil bei Verwendung der Generatoren besteht darin, dass sie sehr allgemein gehalten sind und Neuerungen, die nach dem 25. Mai 2018 relevant geworden sind, nicht immer aufgegriffen werden. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass wichtige Einträge übersehen werden, weil das juristische Fachwissen fehlt.
Häufig ist es auch so, dass viele Unternehmer schlichtweg keine Zeit oder den Kopf frei haben, sich ständig um Neuerungen, Aktualisierungen und Modifikationen zu kümmern.
DSGVO-Plugin für WordPress-Websites
Hier bietet ein Plugin für WordPress-Websites und weitere Content-Management-Systeme wie zum Beispiel Joomla Abhilfe. Mit dem Komplettschutz desDSGVO-Plugin kannst du jederzeit einen neuen Text für deine Datenschutzerklärung erstellen. Ändert sich etwas – sei es auf deiner Website, sei es bei den rechtlichen Anforderungen – kannst du deine Datenschutzerklärung einfach mit einem Klick im Backend aktualisieren. So bleibt deine Datenschutzerklärung immer aktuell.
Das von mir empfohlene DSGVO-Plugin für die Datenschutzerklärung und das Impressum wurde von Rechtsanwalt Dr. jur. Ronald Kandelhard von easyRechtssicher entwickelt. Auch ich habe das Plugin auf dieser Website eingerichtet. Einen Eindruck erhältst du, wenn du das Stichwort „Datenschutzerklärung“ im Footer meiner Website anklickst.
Mach es dir einfach
Einfacher, als selbst das DSGVO-Plugin einzurichten, und kostengünstiger wird es für dich, wenn du bei mir entweder die Betreuung des DSGVO-Plugins buchst oder aber dich gleich für einen Wartungsvertrag für deine Website entscheidest. Mit dem Wartungsvertrag deckst du die gesamte technische Wartung deiner Website ab.
Aber auch bei Buchung des DSGVO-Datenschutz-Plugins ohne technische Wartung deiner Website kannst du dich darauf verlassen, dass sich die Datenschutzerklärung auf deiner Website immer auf dem aktuellsten Stand befindet. Denn deine Sicherheit besteht darin, dass die inhaltlichen Modifikationen von easyRechtssicher bzw. dem Rechtsanwalt Dr. jur. Ronald Kandelhard bereitgestellt und von mir im Adminbereich eingepflegt werden.
Du willst die Datenschutzerklärung deiner Website ein für alle Mal aus dem Kopf haben? Dann buche gerne bei mir das sichere DSGVO-Plugin inklusive Wartung. Ich freue mich, wenn ich dir auf diesem Weg die technische Betreuung deiner Website abnehmen kann.
(Dieser Artikel enthält Werbung für ein Produkt, das ich selbst einsetze und gerne weiterempfehle. Das Bild stammt von sdecoret, Adobe, vom 06.06.2020.)
Was ist ein Plugin?
Ein Plugin ist eine technische Funktionseinheit, die deine Website mit weiteren Features ausstattet. Plugins ermöglichen sehr viele Funktionen, die für eine einwandfrei funktionierende und vielfältige Website wichtig sind. So gibt es zum Beispiel Plugins für Schriften (Fonts), für Kontaktformulare, für die Website-Sicherheit, für Übersetzungen und vieles mehr. Insgesamt gibt es mehr als 50.000 Plugins für - fast - jede Anwendung. Das DSGVO-Plugin ist eines dieser Plugins. Es spielt nach Ausfüllen des Datenschutzgenerators und des Impressum-Generators via API Key automatisch einen Rechtstext auf deine Website und hält den Text fortlaufend aktuell.
Um Erfolg mit einer Social-Media-Kampagne oder mit einem Corporate Blog zu erzielen, sollten vorhandene Texte und Fotos an die Anforderungen von Online-Texten angepasst und kanalspezifisch aufbereitet werden. Ein:e Online-Redakteur:in kann Unternehmer:innen bei der Umsetzung der neuen Anforderungen unterstützen.
Die Veränderungen, die die digitale Transformation mit sich bringt, stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Vor allem, wenn es darum geht, die Online-Präsenz in den sozialen Netzwerken zu etablieren, herrschen viele Vorurteile.
Warum Printmedien online nicht geeignet sind
Viele sind der Meinung, dass eine Social Media-Kampagne, eine Firmenhomepage oder ein Corporate Blog in relativ kurzer Zeit zu machen sind. Warum sollte es nicht möglich sein, vorhandene Publikationen, Videos und Fotos der PR-Abteilung zu verwenden und einfach auf der Homepage oder einer Facebook-Firmenseite zu posten? Haben wir nicht noch diese schönen hochformatigen Bilder mit Herrn K und Frau Z, die Fotograf X zum Event Y damals gemacht hat? Die Rede des Geschäftsführers vor sechs Monaten, die kann man doch auch noch nehmen? Wenn man auf diese Weise vorgeht, kann man viele Fehler machen, die sich vermeiden lassen.
Warum diese Vorgehensweise zwar möglich ist, aber nicht die Aufmerksamkeit der Leser bindet, liegt an den folgenden Faktoren:
Leseverhalten
verfügbare Zeit
Interesse
Textaufbau
SEO und Keywords
Leseverhalten online gegenüber Printtexten
Das Leseverhalten bei Printtexten unterscheidet sich in mehrfacher Hinsicht von dem bei Online-Texten. Die meisten User gehen ins Internet über ihr mobiles Endgerät. Im Vergleich zum Desktop oder zu einem Printmagazin ist der Bildausschnitt eines Smartphones relativ klein und macht nur kurze Textabschnitte sichtbar. Um den ganzen Text lesen zu können, muss gescrollt werden.
Die Leser:innen haben oft nur kurze Zeitabschnitte zur Verfügung, um sich im Internet zu informieren. Sie wollen daher gleich im ersten Absatz erkennen, ob der Text interessant oder von Nutzen für sie ist. Nur wenn das Interesse geweckt werden konnte, wird weiter gescrollt. Dieser erste Absatz muss daher so gestaltet werden, dass die Leser:innen mit einem Blick die Relevanz des Artikels erkennen kann.
Anforderungen an Online-Texte
Auch der restliche Text, der den größten Teil des gesamten Artikels ausmacht, sollte in Abschnitte und Zwischenüberschriften unterteilt werden. So kann man sich in kurzer Zeit die Textabschnitte zum Lesen herauspicken, die einen Nutzen bringen.
Damit diese Texte von Google gefunden werden, achten Online-Redakteur:innen darauf, dass der gesamte Text, und dabei insbesondere die Überschrift, der erste Absatz und die Zwischenüberschriften, Keywords enthält und SEO-optimiert ist.
Artikel mit Bild können nicht einfach in jedem Netzwerk ohne Nachbearbeitung gepostet, sondern müssen kanalspezifisch aufbereitet werden. Dies heißt zum Beispiel, dass die Bildformate stimmen müssen.
Diese Aufzählung beschreibt nur oberflächlich die Anforderungen an Online-Texte. Es kommen noch andere Faktoren hinzu, wie z.B. in welchem Netzwerk und/oder auf welcher Plattform der Text veröffentlicht werden soll. Des Weiteren gilt es, das richtige Foto- oder Videoformat zu wählen und rechtliche Fragen zum Beispiel bezüglich der abgebildeten Personen zu klären.
Reichweite entwickeln durch regelmäßiges Posten
Um Reichweite und Bekanntheit zu erzielen, sollten Beiträge, Fotos und Videos in einem bestimmten Rhythmus und regelmäßig bis zu mehrere Male pro Woche online gestellt werden. Es gibt Zeiten im Verlauf eines Tages und einer Woche, während der die User vermehrt online gehen. Das Userverhalten lässt sich messen, so dass man das eigene Vorgehen anpassen kann.
Content Curation und Monitoring des Userverhaltens
Dies erfordert regelmäßige Content Curation durch eine:n Online-Redakteur:in, das heißt, die Sichtung von geeignetem Material und von passenden Inhalten. Monitoring Tools helfen dabei zu analysieren, welche Inhalte die Besucher der eigenen Seite bevorzugen, welche Inhalte sie bei der Konkurrenz suchen und wie die Entwicklung des Nutzerverhaltens aussieht.
Die anfangs erwähnten, bereits vorhandenen Inhalte und Medien sind dabei nicht nutzlos geworden, sondern werden aufbereitet und in eine neue, an den Zielkanal angepasste Form gebracht. Die Zusammenarbeit mit der PR-Abteilung, die diese Inhalte liefert, ist dabei unerlässlich.
Erfahre hier, wie du eine erfolgreiche Internetpräsenz über deinen Unternehmensblog und soziale Netzwerke erreichen kannst. Voraussetzung für deinen Erfolg ist, dass deine Unternehmensseiten und Profile in den sozialen Netzwerken optimal aufgestellt sind. [04.2022]
Du verfügst über ein XING-Profil, aber möchtest gerne auch bei LinkedIn gesehen werden? Oder du möchtest dein Instagram-Profil jetzt beruflich nutzen, um mehr Reichweite zu erzeugen und mehr Kunden anzuziehen?
Vielleicht warst du bisher in der analogen Welt gut vertreten und möchtest endlich deinen digitalen Auftritt realisieren und damit auch in den sozialen Medien als Experte oder Expertin wahrgenommen werden?
Deine Profile befinden sich trotz deiner langjährigen beruflichen Erfahrungen im Schlummerzustand? Mehr als Name, Berufsstand und Eintrittsjahr erfährt man nicht über dich?
In diesem Artikel erkläre ich, wie du deine digitale Visitenkarte über soziale Netzwerke und einen Blog erstellen kannst.
Welche soziale Netzwerke kommen für dich in Frage?
Als ersten Schritt gilt es zu überlegen, welche Netzwerke oder Plattformen zu dir und zu deinem Unternehmen passen. Je nach Zielgruppe oder Unternehmen können dies ganz unterschiedliche Plattformen sein.
Während zum Beispiel für Künstler, Fotografen und Reiseunternehmen Instagram oder Pinterest die Plattform der Wahl ist, wird ein Unternehmensberater oder Steuerberater eher XING oder LinkedIn wählen. Für Coaches zum Beispiel kann auch Facebook ein ideales Netzwerk für Kundenansprache, -gewinnung und –bindung darstellen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten und Wege.
Unterschiedliche Kriterien je nach sozialem Netzwerk
Auch bei der Profilerstellung gilt es, je nach Netzwerk ganz unterschiedliche Kriterien zu beachten. Dazu gehören:
Titelbild
Profilfoto oder Logo
Headertext bei LinkedIn oder die Visitenkarte bei XING
Impressum und Verlinkung auf die eigene Webseite
Berufserfahrung, Ausbildung und andere Informationen
Hashtags und Schlagwörter
Fanpage, Unternehmens-, Auftraggeber- und Fokusseiten
Titelbild und Profilfoto
Das Titelbild hat in jedem Netzwerk eine andere Größe. Das Titelbild kann zum Beispiel Motive deines Arbeitsplatzes oder das Unternehmensgebäude zeigen. Auch dein Logo und dein Profilfoto benötigen je nach Netzwerk bestimmte Größen und Abmessungen. Achte darauf, dass dein Profilbild möglichst aktuell ist.
Oft vernachlässigt: SEO und Keywords in sozialen Netzwerken
Der Headertext, die Visitenkarte und das Profil beziehungsweise die Unternehmensseiten im Ganzen sollten die richtigen und vor allem identische Keywords enthalten. Ein Profil, das gültigen SEO-Kriterien entspricht, erhält nicht nur im eigenen Netzwerk, sondern auch bei Google ein höheres Ranking und wird dadurch besser gefunden.
Ganz wichtig: Impressum und Datenschutzerklärung
Das Impressum und die Datenschutzerklärung sollte man so verlinken, dass in zwei Schritten oder zwei Klicks darauf zugegriffen werden kann. Der Eintrag des Impressums wird bei jedem Netzwerk in anderer Form realisiert. Diese Rechtstexte sollten immer den aktuell geltenden, gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.
Darüber hinaus sollte man regelmäßig nachprüfen, ob die Verlinkungen zum Impressum oder zur Datenschutzerklärung im eigenen Profil noch vorhanden sind. Insbesondere Facebook ist dafür bekannt, dass die Seiten häufiger umgebaut werden und Einträge dadurch verschwinden.
Optimale Profilangaben in den beruflichen Netzwerken
Auch bei der Darstellung der Berufserfahrung und der Ausbildung gilt es, bestimmte Regeln und Aspekte zu beachten, die je nach sozialem Netzwerk variieren können.
Wenn du dich beispielsweise bei XING als Coach vermarktest, dann interessiert es niemanden, ob du mal eine Ausbildung zum Versicherungsmakler gemacht hast. Überlege dir gut, ob und wie du bestimmte berufliche Stationen aufnehmen und elegant und zielgruppenorientiert umsetzen kannst.
International auftreten: Profile in zwei Sprachen
Viele wünschen sich ein Profil in Deutsch und Englisch und vermischen innerhalb des Profils beide Sprachen. Im Headertext Deutsch, bei den beruflichen Stationen Englisch und weiter unten, bei den Informationen zu den Qualifikationen, wieder alles in Deutsch. Da stellt sich die Frage, wer angesprochen werden soll. Bei konsequenter Verwendung von Keywords auf dem eigenen Profil macht es keinen Sinn, deutsche und englische Begriffe zu mixen. Ganz im Gegenteil.
Wer international unterwegs ist, hat zum Beispiel bei LinkedIn die Möglichkeit, mehrere Sprachen zu verwenden, aber man sollte sich für eine Sprache pro Profil entscheiden und ein zweites Profil in der anderen Sprache anlegen. Ein Profil, das beide Sprachen mischt, ist weder gut für deine Reichweite und Auffindbarkeit noch fühlt sich die Zielgruppe konkret angesprochen.
Bei Facebook gibt es die Möglichkeit, durch bestimmte Voreinstellungen Beiträge in unterschiedlichen Sprachen anzulegen. Je nach Sprache, die ein User für sein eigenes Profil verwendet, wird ihm der gleiche Beitrag in der jeweils passenden Sprache angezeigt.
Soziale Netzwerke und die Bedeutung von Hashtags
Sind Hashtags für dich so etwas wie ein Buch mit sieben Siegeln?Aus manchen Netzwerken sind Hashtags nicht wegzudenken und wichtiger Bestandteil des Netzwerkens. Dazu gehören insbesondere Instagram und Twitter.
Hashtags werden mit einer Raute (#) vor dem Suchbegriff versehen. Wenn du Einträge bei Instagram zu einem bestimmten Thema im Bereich Kunst suchst und etwa den Begriff #mixedmedia eingibst, dann werden dir Beiträge von unterschiedlichen Usern zu genau diesem Thema angezeigt.
Auf Twitter ermöglichen Hashtags zusätzlich, bei Events eine Verbindung zu anderen Teilnehmern herzustellen und dadurch die eigene Bekanntheit zu steigern. Darüber hinaus gibt es bei Twitter tagesaktuelle Hashtags zu wirtschaftlichen, politischen und gesellschaftlichen Themen, denen man gezielt folgen kann.
Wozu Unternehmens- und Fokusseiten in sozialen Netzwerken?
Nutze unbedingt auch die Portfolioseite bei XING und die Unternehmensseiten, Fokusseiten und Auftraggeberseiten anderer sozialer Netzwerke, die zum Teil kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Auch diese erhöhen deine Auffindbarkeit und deine Reichweite.
Bei Facebook kann man in Verbindung mit dem persönlichen Profil eine kostenlose Unternehmensseite bzw. Fanpage einrichten und je nach Unternehmensschwerpunkt unterschiedliche Einstellungen vornehmen.
Bei XING gibt es im eigenen Profil die Möglichkeit, ein Portfolio zu erstellen. Zusätzlich kann man Unternehmensseiten und Auftraggeberseiten erstellen sowie weitere kostenpflichtige Features buchen.
LinkedIn bietet kostenlose Unternehmensseitenund damit verbundene Fokusseiten an, wobei mehrere Fokusseiten erstellt werden können. Diese dienen dazu, eigene Angebote und Blogartikel zu veröffentlichen und zu bewerben.
Insbesondere XING und LinkedIn werden gerne als Suchmaschinen genutzt. Mit deiner Unternehmens- oder Fokusseite präsentierst du nicht nur dein Unternehmen oder dein Angebot in optimaler Weise, sondern erhöhst auch dein Ranking. Voraussetzung ist hier allerdings, dass du die Seiten regelmäßig mit aktuellem Content versorgst und in Kommunikation mit deinen Followern trittst.
Homepage oder Blog als Basis für eine Social-Media-Strategie
Es ist möglich, Profile ohne eigene Homepage oder eigenen Unternehmensblog zu erstellen. Wenn du aber nicht nur über deine Profile gefunden werden, sondern auch über das Posten von Inhalten Bekanntheit, Expertenstatus und Reichweite erzielen möchtest, ist ein eigener Blog oder eine Homepage eine gute Basis für deinen Content.
Von hier kannst du unterschiedliche Beiträge in alle Netzwerke posten. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Inhalte in deinem persönlichen Besitz befinden und nicht auf die Netzwerke übergehen. Ändert ein Netzwerk seine Struktur oder nimmt technische Änderungen vor, kann es passieren, dass deine sorgsam kuratierten und in den Netzwerken veröffentlichen Inhalte ins digitale Nirwana verschwinden.
Um dem vorzubeugen, empfehle ich, einen Blog mit in die Content Strategie einzubeziehen.Sobald du deine Profile in den sozialen Medien erstellt und deinen Blog aufgebaut und optimiert hast, ist eine gute Basis gelegt, um im nächsten Schritt Inhalte festzulegen und regelmäßig im Rahmen einer Social-Media-Strategie zu veröffentlichen.
Im Artikel Blog erstellen leicht gemacht erhältst du eine Anleitung für die technische Einrichtung eines Blogs auf deiner Website.
Hier erfährst du, wie du mit dem DSGVO-Plugin aktuelle und rechtskonforme Texte für Impressum und Datenschutzerklärung auf deiner Website automatisch erstellen lassen kannst.
Thema Netzwerken beim BarCamp FrauenErfolgsForum 2018
Das BarCamp FrauenErfolgsForum 2018, organisiert vom BPW Düsseldorf am 3. Februar, war ein voller Erfolg. Den Auftakt bildete Unternehmensmitglied Alfred Fernholz mit seinem Vortrag „Frauen netzwerken anders als Männer.“ Network Marketing, Empfehlungsmarketing und die Frage nach dem Magical Pitch sind nur einige der Session-Themen, die an dem Tag spontan entstanden. Auch die Verpflegung von Dolcetti war perfekt. Es entstanden viele interessante berufliche und private Kontakte.
BPW Club Düsseldorf. Bildcredit: DiS Photography Dietmar im Spring
Die Veranstaltung FrauenErfolgsForum 2018, die am 3. Februar in den Räumen der Firma Integrata AG in Düsseldorf stattfand, hatte das Format eines BarCamps. Organisiert wurde das BarCamp durch den Club Business and Professional Women – Germany Club Düsseldorf e.V., eines der weltweit größten Netzwerke für berufstätige Frauen. In der Regel werden BarCamps von verschiedenen Firmen gesponsored, hier u. a. von der Sparda-Bank Düsseldorf. Den Scheck über 1.000 Euro präsentieren Frau Sabine Grosser (rechts im Bild), 1. Vorsitzende des BPW Düsseldorf und Frau Dr. Sabine Küsters (links im Bild), Projektleiterin.
Was ist ein BarCamp?
Bei einem BarCamp handelt es sich um ein Treffen zu einer Konferenz, deren Themen nicht vorgeplant, sondern von den Teilnehmern selbst am Tag der Konferenz einzeln vorgestellt werden.Die Besucher dieser Konferenz können durch Heben ihrer Hand eine Rückmeldung geben, ob dieses Thema für sie interessant ist. Anschließend werden den Vortragenden bzw. Moderatoren einzelne Räume zugewiesen, wo sich die interessierten Teilnehmer zu Themensessions einfinden.Eine Session dauert ca. 45 Minuten. Außer einem Vortrag sind auch Diskussionen oder Übungen zu einem ganz bestimmten Thema möglich.
Das BarCamp FrauenErfolgsForum 2018
Das BarCamp FrauenErfolgsForum 2018 hatte ein eher kleines Format. Während man auf BarCamps zu Themen wie Social Media Marketing oder StartUps durchaus bis zu 400 Teilnehmer verzeichnen kann, waren wir am vergangenen Samstag nicht mehr als 50 Teilnehmerinnen.
Eine weitere Besonderheit war, dass die Veranstaltung mit einem Vortrag von Herrn Alfred Fernholz, Personalberater bei Dr. Mittermaier, Blaessy & Cie und Unternehmensmitglied des BPW, zum Thema „Frauen netzwerken anders als Männer“ begann. Im Anschluss an den Vortrag entspann sich eine interessante und kritische Diskussion, die am Ende zeitlich eingegrenzt werden musste, um den Zeitplan nicht zu gefährden.
Vortrag von Herrn Fernholz beim BPW Düsseldorf. Bildcredit DiS Photography Dietmar im Spring
Außer Herrn Fernholz war noch der Fotograf Dietmar im Spring von DiS Photography anwesend, der die Veranstaltung während des gesamten Tages sehr engagiert begleitete.
Themen der Sessions
Im Anschluss an die Diskussion wurden die Themen für die einzelnen Sessions gesammelt. Es gab mehr Themen als zur Verfügung stehende Räume, so dass sich zum Teil Vortragende mit gleichen oder ähnlichen Themen zusammenfanden.
Die Themen rankten sich ebenfalls um das Wie und das Warum des Netzwerkens: Wie nutze ich Netzwerke erfolgreich professionell? Welche Vorteile hat das Empfehlungsmarketing, und wie bringt mich Network Marketing beruflich weiter?
Des Weiteren gab es eine Session zum Thema Strategisches Marketing mit Podcasts, eine zum Thema Magical Pitch und eine zum Thema Sicherer Sprechauftritt.
Am Ende des Tages hat jedeGruppe, die sich zu einer Session zusammengefunden hat, die Inhalte der Session zusammengefasst und allen Teilnehmerinnen präsentiert.
Dies ist für BarCamps eher unüblich. Ich persönlich empfand es allerdings als sehr angenehm, weil ich auf diese Weise noch an Themen teilhaben konnte, deren Sessions ich nicht besuchen konnte. Durch die Komprimierung der Inhalte ist nicht nur ein Mehrwert, sondern sind auch wieder neue Kontakte im Anschluss entstanden.
Organisatorisches
Angenehm war auch, dass kleine Tische bereit standen, auf denen Flyer und Visitenkarten der Teilnehmer ausgelegt werden konnten. Des Weiteren gab es noch ein Board bzw. eine Pinnwand, an die die Teilnehmerinnen ihre „Ich biete“- bzw. ihre „Ich suche“-Zettel mit ihren beruflichen Angeboten anbringen konnten.
Während der vielen kurzen Pausen, die wir alle eifrig zum Netzwerken und Vorstellen des eigenen Business nutzten, gab es Verpflegung durch die Cateringfirma Dolcetti, die uns mit Fingerfood, kleinen Häppchen und Minitörtchen verwöhnte und mit einer ansprechenden Präsentation auch dem Auge etwas bot.
Fazit des BarCamp FrauenErfolgsForum 2018
Das BarCamp FrauenErfolgsForum 2018, das viele interessante und engagierte Frauen verschiedenster Berufsrichtungen zusammenführte, bot viele positive Eindrücke und Kontakte.
Der Vortrag zu Beginn der Veranstaltung forderte jede Teilnehmerin auf, ihre eigene Position zum Thema Netzwerken noch einmal zu überdenken. In den Sessions konnten viele Informationen und eine Menge Inspiration mitgenommen werden. Der kleine Format bot unkomplizierte Möglichkeiten, sich zu vernetzen. Alles in allem war es ein spannender Tag, der in dieser Form leider erst in zwei Jahren wiederholt wird.
Ich freue mich auf weitere spannende Vorträge und Meetings bei der BPW Düsseldorf!
