Wenn du ganz frisch in die Virtuelle Assistenz startet, stehst du vor der Frage, auf welche Weise du dein VA-Business präsentieren möchtest. Manche starten mit einer Facebook-Fanpage – der Unternehmensseite bei Facebook, auf der du deine Angebote und andere Informationen über dein Business darstellen und bewerben kannst. Immer mehr VAs präsentieren ihr Business auch in anderen Netzwerken wie Instagram oder LinkedIn. Wiederum andere starten mit der eigenen Website. Am besten du kombinierst beide miteinander. Lies hier, was du als startende Virtuelle Assistenz bei deiner Website beachten solltest.
[Blogartikel überarbeitet am 02.03.2022]
7 Vorteile einer Website für dein VA-Business
Wie auch immer du startest, verzichte auf keinen Fall auf deine eigene Website. Irgendwann kommt der Punkt, dass du dich, deine Angebote und dein Business ausführlicher darstellen möchtest. Dafür bietet sich am besten eine eigene Website an. Die Vorteile einer eigenen Website liegen auf der Hand:
Die Inhalte, die du postest, bleiben in deinem Besitz. Alles, was wir in den sozialen Netzwerken posten, kann von heute auf morgen verschwinden, z. B. im Rahmen von technischen Updates. Oder die Inhalte rutschen in der Timeline nach unten und geraten dadurch in Vergessenheit.
Du hast mit einer Website die Möglichkeit, dein Portfolio sehr detailliert und übersichtlich darzustellen.
Mit einer zielgerichteten Benutzerführung kannst du die Besucher:innen deiner Website zu bestimmten Handlungen animieren, wie zum Beispiel das Abonnieren deines Newsletters.
Eine Website ist persönlicher und individueller als die vorgefertigten Unternehmensseiten in den sozialen Medien, die meist nur wenig Spielraum bieten.
Wenn du einen Blog aufbauen möchtest, kannst du Expertise zeigen und bleibende Inhalte schaffen, die für Reichweite sorgen.
Dadurch erhöht sich dein Ranking bei Google langsam aber stetig.
Darüber hinaus kannst du verschiedene, benutzerfreundliche Kontaktmöglichkeiten anbieten.
Was du als VA auf deiner Webseite falsch machen kannst
Bevor ich meine eigene Webseite erstellt habe, habe ich mir viele Seiten von VAs im Netz angesehen, vor allem deutsche und amerikanische Seiten. Eines ist mir damals unangenehm aufgefallen:
Auf vielen Seiten wurde fast mantramistisch die gleiche Liste an Vorteilen für die Kund:innen aufgestellt, welche sich für die Kund:innen ergeben, wenn sie eine Virtuelle Assistenz buchen. Auf manchen Websites erfuhren die Kund:innen erst auf der dritten Seite, was genau zum Portfolio der VA gehört. Manche VAs schrieben zu jedem Angebot noch einen Text, warum es gut ist, eine VA zu buchen und kamen nicht zum Punkt. Warum ist das ungünstig? Weil das Gegenteil dessen erreicht wird, was man als VA erreichen möchte. Statt Zeit zu sparen, müssen die Kund:innen ihre kostbare Zeit investieren, um mehr zu erfahren.
Versteh' mich bitte nicht falsch. Als Anfänger:in und gerade als Gründer:in hat man so viele Dinge im Kopf, dass man froh ist, wenn die eigene Website steht. Für SEO und andere Themen fehlt dann oft die Zeit. Wenn deine Website in der beschriebenen Form aufgebaut sein sollte, wirf nicht gleich alles über den Haufen. Lass es auf dich wirken und passe Schritt für Schritt deine Inhalte langsam an.
Was brauchen die Kund:innen?
Das ist die Frage, die absolute Priorität hat: Was brauchen die Kund:innen? Und um die geht es uns doch. Die Kund:innen haben wenig Zeit, weshalb wir sie entlasten wollen. Dann macht es natürlich Sinn, sie nicht mit ellenlangen, allgemein gültigen Texten zu überfrachten.
Ich persönlich finde, dass ein kurzer Abschnitt zum Thema Virtuelle Assistenz als Information ausreicht. Man kann die Informationen dazu in der Sidebar, als Menüpunkt, vielleicht auch – je nach Theme und Seitenaufbau – auf der Startseite oder im „Über mich“-Bereich unterbringen.
Website für das VA-Business = Unternehmensseite
Sieh deine Website als Unternehmensseite. Vergleiche andere Unternehmensseiten von Solopreneur:innen, die diese gut umgesetzt haben und hole dir Ideen für die Umsetzung auf deiner eigenen Website.
Stelle auf deiner Startseite das Wichtigste über dein Angebot heraus und zwar kurz und knackig. Vergiss nicht, dass du Dienstleistungen anbietest und deine Website kein reiner Blog ist.
Damit will ich nicht sagen, dass Texte überflüssig sind. Es kommt darauf an, wie du deine Dienstleistungen präsentierst, ohne dich zu wiederholen und die kostbare Zeit deiner Kund:innen unnötig zu strapazieren. Wenn du mehr zum Thema Virtuelle Assistenz schreiben willst, kannst du dazu zum Beispiel eine Blogseite oder eine Unterseite zum Thema einrichten.
Was du tun kannst in 7 Schritten
1. Zeige deine Dienstleistungen
Um den Kund:innen einen ersten, schnellen Überblick zu verschaffen, schreibst du im Abschnitt oder auf der Unterseite „Dienstleistungen“ in Kurzform und in verschiedenen Blöcken, was du anbietest. Das können mehrere Einträge sein. Wichtig ist nur, dass Kund:innen sofort sehen können, ob dein Angebot genau das ist, was sie suchen. In einem weiteren Abschnitt oder einer Unterseite mit dem Titel Portfolio oder mit dem Titel deiner Leistung kannst du näher auf dein Angebot eingehen und ausführlich deine Expertise darstellen.
2. Stelle das Portfolio deines VA-Business dar
Konzentriere dich in deinem Portfolio ausführlicher auf deine Stärken und die Leistungen, die du anbieten möchtest. Du musst diese Seite oder diesen Abschnitt nicht Portfolio nennen, sondern kannst stattdessen andere Begriffe verwenden. Die Kund:innen, die dein Portfolio lesen, haben bereits Interesse und möchten jetzt im Detail sehen, was du machst. Mach es den potentiellen Kund:innen leicht. Konzentriere dich auf verschiedene Oberbegriffe, die du durch viele Unterbegriffe ergänzt. Optimiere regelmäßig deine Leistungen und schärfe so deine Positionierung.
Eine schöne Übersicht an "Portfolio"-Seitenvorlagen findest du in der Layout-Bibliothek von Divi, wenn du in die Suchmaske "Portfolio" eingibst.
3. Schreibe Blogartikel zum Thema VA-Business
Auf der Unterseite „Blog“ kannst du Artikel zu deinen Dienstleistungen und/oder zur Virtuellen Assistenz veröffentlichen. Hier kannst du deine Expertise zeigen, sei es als Texter:in oder aber als Expert:in auf einem bestimmten Gebiet. Du kannst Verlinkungen zu deinen Dienstleistungen oder zu anderen Websites erstellen und Gastartikel einbauen. Zusätzlich kannst du hier aus deinem Alltag als VA oder von Offline-Veranstaltungen wie z. B. StartUp-Meetings, VA Workshops oder Konferenzen wie der DNX berichten. Mit einem regelmäßig gepflegten Blog wirst du zusätzlich deine Reichweite steigern und deine Expertise festigen.
4. Infos über dich
Schreibe einen kurzen, informativen Text über dich und was du deinen Kund:innen bieten kannst. Halte dabei den Fokus auf dein VA-Business. Es gibt WordPress Themes, wo diese Bereiche vorgegeben sind und du dir nicht so viele Gedanken über die Strukturierung machen musst. Auch wenn du dabei den Fokus auf dein VA-Business lenkst, bleibe persönlich und authentisch.
5. Testimonials
Ganz wichtig sind Testimonials. Im Online-Marketing überzeugen Testimonials den Kunden mehr als ein perfekter Lebenslauf. Gerade zu Anfang ist es schwierig, Testimonials als VA vorweisen zu können.
Du kannst aber versuchen, Testimonials von Leuten zu bekommen, mit denen du in der Vergangenheit zusammengearbeitet hast. Was ich nicht tun würde, ist, alte Arbeitszeugnisse ohne Rücksprache zu übernehmen. Hierfür brauchst du die Einverständniserklärung deines ehemaligen Arbeitgebers. Liegt diese vor, kannst du deinen Wunschtext auf deiner Seite einbinden.
6. Preise
Gerade zu Anfang des VA-Business tun sich die meisten VAs schwer mit der Preisgestaltung. In der Anfangszeit experimentiert man oft noch mit seinen Preisen und richtet sich nach den Erwartungen der Auftraggeber:innen. Während des ersten halben Jahres kannst du daher zurückhaltend sein und musst deine Preise noch nicht offenlegen.
Nach einer gewissen Zeit der Einarbeitung möchtest du sicher deine Preise erhöhen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die eigenen Preise auch auf der eigenen Website sichtbar zu machen. Vielleicht hast du jetzt auch schon den Punkt erreicht, wo du deine Nische oder deine besonderen Schwerpunkte gefunden hast und eine Preisstaffelung vornehmen möchtest. Mit speziellen Plugins kannst du deine verschiedenen Angebote werbewirksam auf deiner Website darstellen.
Auch später gibt es je nach Angebotspalette Gründe, die gegen eine Offenlegung der Preise sprechen. Zu diesem Thema weichen die Meinungen auseinander. Wenn du deine Preise offenlegst, erreichst du, dass Kund:innen schnell erkennen können, ob ihr Budget mit deinen Preisen zusammenpasst.
7. Kontaktmöglichkeiten
Zu jeder Website gehört ein Kontaktformular, das deinen Kund:innen ermöglicht, dir Nachrichten zuzusenden. Manche Themes bieten Buttons, über welche du deinen Kund:innen mit deinen sozialen Netzwerken, deinem Skype-Account oder deiner Telefonnummer verbinden kannst. Suche die für dich passende Art der Kontaktaufnahme aus. Optimal ist es, wenn sich solche Buttons sowohl auf der Startseite als auch auf den jeweiligen Unterseiten befinden.
Zusätzlich kannst du ein Terminbuchungstool einbinden. Es gibt eine Vielzahl an kostenlosen und kostenpflichtigen Tools. Bei manchen, wie zum Beispiel Calendly, hat man bereits in der Free-Version eine praktische und kundenfreundliche Kalenderfunktion zur Verfügung und einiges mehr.
Noch ein Tipp für den Anfang
Wenn du wenig Zeit oder ein geringes Budget hast, empfehle ich dir, mit einem One Pager zu starten. Bei einem One Pager hast du alle Bereiche einer Website auf nur einer Seite. Über die Menüpunkte oben auf der Seite kann man zu jedem Abschnitt springen. Sofern du einen Page Builder wie zum Beispiel Divi, Avada, Enfold oder Thrive verwendest, kannst du auf vorhandene Layouts zurückgreifen und dadurch Zeit sparen. Darüber hinaus kannst du zu einem späteren Zeitpunkt deinen One Pager ganz einfach mit weiteren Seiten ergänzen und ersparst dir den Umzug auf ein anderes Theme.
Fazit
Wenn du diese Punkte beherzigst, hast du einige wichtige Aspekte für eine erfolgreiche Website für dein VA-Business erfüllt. Du hast deine Leistungen optimiert, deine Positionierung geschärft und dich als Person vorgestellt. Zu einem späteren Zeitpunkt kannst du noch weitergehen und deine Website mit interessanten Blogartikeln aufwerten oder neue Angebote vorstellen. Deiner Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt.
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Alle weiteren Blogartikel zum Thema Website, Webdesign und WordPress findest du unter Blog -> Webdesign/Wordpress.
Vom 19. bis zum 28. März 2021 fand das erste VAW-Festival statt. Als rein digitales und interaktives Festival richtete es sich insbesondere an Frauen, die sich entweder in der Gründungsphase befinden oder bereits ein digitales Business als Virtuelle Assistentin aufgebaut haben.
Was ist das VAW Festival?
Die Abkürzung VAW bedeutet: Virtual Assistant Women. Initiiert wurde das VAW Festival von Nadine Abdussalam, der Gründerin von Virtual Assistant Women. Sie wanderte vor einigen Jahren aus Deutschland aus und hat in Dahab (Ägypten) ein profitables digitales Business aufgebaut. Als VA Empowerment Coach unterstützt sie Frauen dabei, sich mit ihrer Authentizität und Einzigartigkeit ein erfolgreiches Business als virtuelle Assistentin aufzubauen.
Und wer sich jetzt noch fragt, was die virtuelle Assistenz eigentlich ist: Der Begriff Assistenz wird in Deutschland oft mit einer Bürotätigkeit in Verbindung gebracht. Dabei ist die Virtuelle Assistenz so viel mehr. Es handelt sich hierbei um eine Eindeutschung des ursprünglich amerikanischen Begriffs Virtual Assistance.
Virtuelle Assistenz ist ein digitales Geschäftsmodell, das digitale Pendant zu einer Freelancertätigkeit, die viele Bereiche umfassen kann. Von Bürokommunikation über Webdesign, Grafik Design, Texten und Copywriting, Social Media Marketing, Podcastmanagement bis hin zu Videobearbeitung ist vieles dabei, um nur einige zu nennen.
Geballtes Wissen und Frauenpower
Aber zurück zum VAW Festival: Vor drei Wochen hörte ich zum ersten Mal vom VAW-Festival. Da ich nicht mehr am Anfang meiner Selbständigkeit mit meinem digitalen Business stehe, fühlte ich mich im ersten Moment nicht direkt angesprochen.
Programm des VAW-Festivals
Bei einem Blick auf das Programm wurde allerdings meine Neugier auf das sehr vielseitige Programm entfacht. Zehn Tage geballtes Wissen und geballte Frauenpower warteten auf die circa 1800 Teilnehmerinnen.
Das sehr abwechslungsreiche Programm mit 33 Speakerinnen bot so unterschiedliche Themen wie Mindset, Außenauftritt und Selbstdarstellung, Gründung und Businessaufbau, Recht und Finanzen, Websitethemen, SEO, Texte und Blogging, Verkauf, Werbekanäle, Marketing und Gesundheit.
Specials des VAW Festivals
Nicht zu vergessen die Specials wie zum Beispiel die gemeinsame Netzwerkparty per Zoom mit dem Speeddating in Break-out Sessions. Auf der folgenden Karte kann man sehen, woher die Teilnehmerinnen der Netzwerkveranstaltung kamen. Der überwiegende Teil kam aus der DACH-Region, aber auch aus Italien, Spanien, Indonesien, Bali, Ägypten und Mexiko waren Teilnehmerinnen dabei.
Teilnehmerinnen der Breakout-Session beim VAW Festival
Den Abschluss des VAW Festivals bildete der Live Act, also Live Musik mit Selina Nunez (eindringliche Stimme) und Dennis Krüger (Gitarre) vor laufender Kamera.
Teilnehmerinnen aus aller Welt
Egal an welcher Stelle die Teilnehmerinnen in ihrem Business stehen, es war für jede etwas dabei. Einige Teilnehmerinnen überlegten noch, ob die Virtuelle Assistenz etwas für sie ist und ob sie den Sprung in die ortsungebundene Selbständigkeit wagen sollen. Andere hatten gerade ihr Business gegründet und wieder andere waren schon einige Jahre dabei. Auch aus anderen Branchen nahmen Frauen teil. Manche von ihnen betreiben ihr Business von Fernost, Mittelamerika oder Ägypten aus.
Nicht nur war das Programm hoch interessant und inhaltlich überzeugend, sondern es herrschte zudem eine fantastische Stimmung unter den Teilnehmerinnen. Selten habe ich es erlebt, dass während BarCamps, Fachkonferenzen oder digitalen Festivals so viel Energie, Motivation und Begeisterung frei wurden.
Dazu trugen nicht nur die Themen und die Teilnehmerinnen bei. Das VAW-Festival erstreckte sich über 10 Tage. Im Gegensatz zu vergleichbaren Formaten gab es pro Tag maximal vier einstündige Live Sessions mit verschiedenen Speakerinnen aus unterschiedlichen Branchen, auch an den Wochenenden. Wer zu dem jeweiligen Zeitpunkt keine Zeit hatte teilzunehmen, konnte später in der Mediathek die Sessions nachhören.
Übrigens, wer Interesse hat, die Sessions nachzuhören, kann auch nachträglich das Aufzeichnungspaket oder das Festival Kit mit allen Sessions erwerben.
Fazit
Am Ende des VAW Festivals war die einhellige Meinung:
Bitte mehr davon!
Ein großes Dankeschön an Nadine Abdussalam und ihr Team für die gelungene Organisation und den perfekten Ablauf dieses so wunderbaren Events!
Wer eine Webseite unterhält, sollte regelmäßig überprüfen, ob ein Redesign oder ein Relaunch der Website sinnvoll ist. Beginnend mit technischen Überlegungen über das Design bis hin zu den Inhalten: Deine Website sollte mit der Zeit gehen, die Ziele deines Unternehmens widerspiegeln und an den Bedürfnissen deiner Kunden orientiert sein.
Mit der Website mit der Zeit gehen
Wie die Offline-Welt ist auch die Welt des Internets einem stetigen Wandel unterworfen. Man könnte fast meinen, dass sich in der virtuellen Welt der Wandel noch schneller vollzieht. So führten die Veränderungen, die Covid-19 im Geschäftsleben mit sich gebracht hat, zu einem vermehrten Einsatz von digitalen Tools und Anwendungen. Viele sahen sich gezwungen, einen Online-Shop zu eröffnen oder zumindest eine Webpräsenz zu etablieren, die noch stärker auf die Bedürfnisse der Kunden und die neuen Anforderungen oder Veränderungen abgestimmt ist.
Aber auch wenn du eine bestehende Webseite unterhältst, gibt es immer wieder Gründe, die ein neues Design und neue Funktionalitäten auf deiner Website erforderlich machen. Im Folgenden erkläre ich dir, wann es Zeit wird für ein Redesign oder einen Relaunch deiner Website.
1. Du stellst auf ein digitales Angebot um
Covid-19 brachte es mit sich, dass viele Unternehmen damit begannen, ihre Angebote und Produkte vermehrt online anzubieten. Lokale Händler richteten Online-Shops ein. Viele Berater/innen und Coaches bieten seitdem ihre 1:1-Gespräche in digitaler Form an. Andere entwickelten Online-Kurse oder sattelten um auf Online-Events. All diese Veränderungen sollten sich auch auf der Website widerspiegeln.
Hier sind technische und inhaltliche Änderungen oder Ergänzungen auf deiner Webseite gleichermaßen wichtig, sei es, dass du ein Shopsystem, einen Chatbot, Video-Software, einen digitalen Terminkalender oder ein Eventtool einrichten möchtest. Vielleicht möchtest du auch ein Upgrade der Texte vornehmen und Erklärvideos und neue Blogartikel hinzufügen.
2. Du präsentierst ein ganz neues Angebot
Wenn du eine neue Dienstleistung oder neue Produkte auf deiner Webseite präsentieren möchtest, reicht es nicht immer, nur eine neue Unterseite einzufügen oder einen Shop zu aktualisieren.
Handelt es sich um Ergänzungen oder kleine Änderungen des bereits vorhandenen Angebots, rate ich dazu, diese auch auf der Startseite und anderen relevanten Bereichen deiner Website benutzerfreundlich zu präsentieren.
Wenn du bei deiner bestehenden Webseite feststellst, dass bestimmte Produkte oder Dienstleistungen bei deinen Kunden besonders beliebt sind, solltest du diese besonders hervorheben. Mit einem passenden Redesign und einer an den Kunden orientierten Benutzerführung erreichst du auf diese Weise, dass aus Interessenten neue Kunden werden.
Bei einer vollständig neuen Produktlinie kann es sinnvoll sein, nicht erst über ein Redesign, sondern gleich über die Erstellung einer völlig neuen Webseite nachdenken, auf die du von deiner bestehenden Website aus verlinken kannst.
3. Deine Zielgruppe hat sich geändert
Wenn du neue Produkte oder Dienstleistungen anbietest, ändert sich häufig auch die Zielgruppe. Das betrifft auch Unternehmen, die sich zunächst breiter aufgestellt hatten und nach einiger Zeit eine kleinere Zielgruppe anvisieren. Auch die Einführung eines Nischenproduktes ist mit einer genau definierten Zielgruppe verbunden.
Sobald sich die Zielgruppe verändert, sollte dies im Design der Website erkennbar werden. Denn nur die Besucher, die sich auf deiner Webseite angesprochen fühlen, können zu Kunden werden. Ob hier ein Redesign oder ein Relaunch in Frage kommt, lässt sich im Einzelfall klären.
4. Das Branding deines Unternehmens hat sich geändert
Sobald es größere Änderungen in deinem Unternehmen gibt, sollten sich diese auf der Website widerspiegeln. Sei es ein neues Logo, neue Markenfarben, eine neue Markenbotschaft, personelle Veränderungen in der Firmenleitung, eine neue Produktlinie oder eine neue Art der Kundenansprache (digital statt offline) – all diese Veränderungen erfordern ein Redesign oder einen vollständigen Relaunch der Website.
5. Deine Website wird seltener aufgerufen
Wenn du das Verhalten deiner Websitebesucher regelmäßig mit entsprechenden Tools analysierst und feststellst, dass die Verweildauer oder die Anzahl der Besuche deutlich nachlassen, solltest du an einen Relaunch denken. Hier gilt es zunächst, die Gründe herauszufinden: Das kann zum Beispiel liegen
• an einem veralteten Design, • an einer nicht mehr aktuellen Benutzerführung, • an einer nicht mehr zeitgemäßen Ansprache der Zielgruppe oder • am Fehlen wichtiger Funktionalitäten wie Kontaktmöglichkeiten oder einer Kalenderfunktion oder • an einer schlechten Darstellung auf mobilen Endgeräten.
6. Deine Webseite soll auf mobilen Endgeräten gut aussehen
Viele Webseiten wurden ursprünglich für die Darstellung auf dem Desktop konzipiert. Was vor einigen Jahren noch funktionierte, wirkt sich heute negativ auf das eigene Business aus. Denn je nach Branche gehen heutzutage 50 bis 80 Prozent der Besucher einer Website mit ihren mobilen Endgeräten in das Internet.
Eine Website, die nicht für Smartphones ausgelegt ist, führt zu einer hohen Absprungrate. Das heißt, die Besucher verlassen deine Webseite nicht, weil sie dein Angebot nicht interessiert. Die Besucher verlassen deine Webseite, weil die Inhalte schlecht lesbar sind oder einfach nur eine schlechte und damit abschreckende Darstellung auf den kleinen Bildschirmen zeigen.
Ein weiterer Faktor wird von Google vorgegeben. Google bewertet Websites verstärkt danach, ob sie auf ein responsives Design ausgelegt sind, mit anderen Worten, ob die Darstellung auf mobilen Geräten benutzerfreundlich ist. Websites, die nicht diesem Kriterium entsprechen, werden im Ranking abgestraft.
7. Der schlimmste Fall – deine Webseite wurde gehackt
Bis man merkt, dass die eigene Website gehackt und womöglich unbrauchbar geworden ist, kann einige Zeit ins Land gehen. Manchmal ist der Aufwand zu hoch, bis man den Fehler gefunden und behoben hat. Überlege in diesem Fall nicht lange, ob noch etwas zu retten ist. In einem solchen Fall ist es besser, einen vollständigen Relaunch anzugehen. Vielleicht war deine Website ohnehin in die Jahre gekommen oder dein Angebot hat sich verändert. Bei einem Relaunch kannst du diese Änderungen und weitere Anpassungen gleich mit berücksichtigen.
Fazit
Wie oft ein Redesign deiner Website nötig ist, hängt von vielen Faktoren ab. Wenn du unsicher bist, ob deine Website ein Redesign benötigt oder sogar ein kompletter Relaunch ansteht, sprich mich gerne an. In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir deine Anforderungen und ich zeige dir, auf welche Weise sich diese umsetzen lassen.
Hast du noch weitere Fragen zu Webdesign mit WordPress, SEO und Content Marketing? Schreibe deine Fragen gerne in die Kommentare oder melde dich bei mir per E-Mail.
Themen wie digitale Transformation oder New Work sind spätestens seit Corona kein Fremdwort mehr. Aber wenn es um die Umsetzung von neuen Formen der Zusammenarbeit geht, gibt es einige Punkte zu beachten. Wie eine digitale Zusammenarbeit aussehen kann, wenn Aufgaben von Solopreneur:innen oder ortsungebunden arbeitenden Freelancer:innen übernommen werden, erläutere ich im folgenden Artikel.
Beitrag überarbeitet am 06.07.2026 – Bildcredit: CC0 "Shadow" by Gerd Altmann – Der Beitrag enthält unbezahlte Werbung.
In der digitalen Zusammenarbeit mit Freelancer:innen, Mitarbeiter:innen oder Kolleg:innen, die im Homeoffice oder in Coworking-Spaces arbeiten, ergeben sich häufig die gleichen Fragen:
Wie werden die Arbeitszeiten kontrolliert?
Wie wird der Arbeitsfortschritt dokumentiert?
Wie funktioniert der Austausch von Dokumenten?
Was ist mit der Schweigepflicht?
Geht das alles auch DSGVO-konform?
Wie laufen Besprechungen ab?
Um diese Fragen zu beantworten, stelle ich in meinem Artikel verschiedene Tools und Software vor, die die digitale Zusammenarbeit mit einem ortsungebunden arbeitenden Freelancer:innen ermöglichen und vereinfachen.
Erfassung der Arbeitszeiten bei digitaler Zusammenarbeit
Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Menschen, die im Homeoffice arbeiten, in der Regel effektiver arbeiten und dadurch produktiver sind als die Kollegen im Büro vor Ort. Aber es fällt vielen Kunden schwer, das Vertrauen in die Ehrlichkeit des Freelancers zu setzen. Der Kunde möchte schließlich nicht die Freizeit des Freelancers bezahlen.
Daher macht es je nach Tätigkeit durchaus Sinn, die Arbeitszeit zu messen und ins Verhältnis zur erbrachten Leistung zu setzen. Eine Ausnahme besteht natürlich dann, wenn Aufträge erstellt werden mit einem bestimmten Leistungsumfang und Zeitkontingent, die von beiden Seiten – dem Kunden und dem Freelancer – bestätigt und eingehalten werden müssen.
Beispiel Toggl - Ausschnitte aus der Reporting-Oberfläche
Zeiterfassung mit Toggl
Möchte man also die Zeit erfassen, so stehen verschiedene Tools zur Verfügung. Ich persönlich arbeite schon sehr lange mit Toggl. Hier kann ich verschiedene Kundeneinträge anlegen, unterschiedliche Projekte und Aufgaben erfassen und auch Teams festlegen. Den Projekten können unterschiedliche Farben zugeordnet werden. Die Kalenderfunktion ermöglicht es mir, einzelne Tage, Wochen, Monate oder das ganze Jahr auszuwerten.
Dazu erstellt das Tool Reports, d. h. Berichte, die alle genannten Merkmale enthalten. Die Auswertung kann in Listenform dargestellt werden. Die Liste wird ergänzt durch ein Kreisdiagramm, das die zeitliche Verteilung der Projekte in Form von farbigen Segmenten anzeigt. Die Ergebnisse dienen mir
zur Kontrolle der benötigten Zeit für meine Aufträge,
zur Dokumentation der Zeiten für den Tätigkeitsnachweis oder
zur Erfassung der Zeiten, die ich für andere Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Marketing, benötige.
Es gibt eine Vielzahl anderer Anbieter, die ähnlich arbeiten wie Toggl und zum Teil weitere Features und eine deutschsprachige Oberfläche anbieten. Für welches man sich entscheidet, hängt letztendlich von den gewünschten Features und der Bedienbarkeit ab.
Die gute alte Excelliste
Auch altbekannte und bewährte Software wie Excel kommt in meiner Tätigkeit zum Einsatz. Excel verwende ich zum Beispiel für Tätigkeiten, bei denen ein Tätigkeitsnachweis erwünscht oder notwendig ist. Hier erstelle ich auf der Grundlage der in Toggl erfassten Zeiten einen Überblick über die Art der Tätigkeiten und die Anzahl der aufgewendeten Stunden.
Excel oder das Google-Pendant Google Sheets kommt auch für Redaktions- oder Contentpläne zum Einsatz. In der digitalen Zusammenarbeit mit Kunden bevorzuge ich inzwischen Google Sheets, weil diese zusammen mit dem Kunden unabhängig von Ort oder Zeit bearbeitet werden können.
Austausch von Dokumenten und Dateien – Dropbox, Google Drive und OneDrive
Infos und Dokumente in kleinerem Umfang können per E-Mail versendet werden. Geht es um den Austausch von umfangreicheren Dokumenten und Dateien, so bietet es sich an, einen der vielen Cloud-Anbieter zu wählen. Ein Beispiel für solche Dateien sind Backups von Websites, die in der Regel zu groß sind, um per E-Mail versendet werden zu können. Hier arbeite ich überwiegend mit Dropbox, Google Drive und OneDrive.
Geht es um sensible Daten wie z. B. personenbezogene Daten, so müssen die Bestimmungen der DSGVO beachtet werden. Die genannten Clouds sind nur eingeschränkt geeignet für die Speicherung solcher Daten. Hier besteht die Möglichkeit, über das Tool Boxcryptor einzelne Dateien und Ordner so zu verschlüsseln, dass der Datentransfer DSGVO-konform abgewickelt werden kann.
Kommunikation via E-Mail, Videotelefonie und Messenger
Da ich mehrere E-Mail-Adressen meiner Kunden verwalte, kommen unterschiedliche E-Mail-Programme zum Einsatz. Dazu gehören insbesondere Outlook und Gmail.
Außer der Kommunikation über E-Mail oder Telefon besteht die Möglichkeit, über die Videotelefonie Kontakt aufzunehmen. Dazu verwende ich MS Teams, Zoom und ähnliche Programme. Zoom oder Teams verwende ich auch gerne für Workshops, wenn ich zum Beispiel meinen Kunden meine Arbeit am Bildschirm erklären möchte. Hierfür gibt es eine Funktion mit der Bezeichnung „Bildschirmfreigabe“ beziehungsweise "Teilen", die dem Gesprächspartner die Möglichkeit bietet, auf meinem Monitor verschiedene Schritte zu verfolgen.
Mit Kunden, die schnelle Chatfunktionen schätzen, tausche ich mich über Slack aus. Die Kommunikation über Messenger oder über WhatsApp ist zum Teil nicht DSGVO-konform und kommt daher für die Kundenkommunikation nicht in Frage. Eine Ausnahme stellen Marketingstrategien dar, die den Messenger oder WhatsApp mit einbeziehen. Dazu gehören zum Beispiel Newsletterkampagnen.
Umgang mit Passwörtern bei digitaler Zusammenarbeit
Für manche Tätigkeiten benötige ich einen Zugang zu Software, zu einem E-Mail-Account oder zum Adminbereich eines Social-Media-Accounts, einer Website oder eines Hosters. Viele Kunden stellen mir ihre Zugänge zur Verfügung oder richten einen Administratorzugang ein.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen Passwortmanager wie LastPass zu verwenden, um so die direkte Ausgabe von Passwörtern zu umgehen.
Wer ohne Passwortmanager Zugangsdaten sicher austauschen möchte, kann dies über den sogenannten sicheren Passwortlink tun.
Der Start einer digitalen Zusammenarbeit
Die digitale Zusammenarbeit kann auf unterschiedliche Weise beginnen. In der Regel entsteht ein Erstkontakt über meine Website, über LinkedIn oder Instagram und dann per E-Mail oder über eine Empfehlung. In einem ersten, kurzen Telefonat oder während eines Zoom-Calls werden die Aufgabengebiete abgeklärt. Für manche Kunden schreibe ich Aufträge, bei anderen kommt es zu Tätigkeiten, die stundenweise erfasst und abgerechnet werden. Sobald der Tätigkeitsbereich feststeht und mein Angebot und die AGB bestätigt wurden, nehme ich die Arbeiten in Angriff.
Um den Erstkontakt so einfach wie möglich zu gestalten, arbeite ich mit dem deutschen Terminbuchungstool Zeeg, das im Gegensatz zu Calendly DSGVO-konform arbeitet. Dieses habe ich auf meiner Website unter anderem auf der Kontaktseite eingebunden. Darüber hinaus versende ich Terminbuchungslinks von Calendly per E-Mail.
Organisation und Projektmanagement
Trello für einfache Projektmanagementaufgaben
Bei komplexen Aufgaben oder Kundenprojekten, bei denen man leicht den Überblick verlieren kann, habe ich lange Zeit das webbasierte Projektmanagement-Tool Trello verwendet. Das Tool ist vergleichsweise einfach aufgebaut und eignet sich für die übersichtliche Organisation von Aufgaben und Projekten.
Hier ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Teammitgliedern Listen zu erstellen. Diese können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen, Links, Fotos und Fristen versehen werden.
Asana für ein strukturiertes Projekt- und Workflow-Management
Mit der Zeit wurden die Projekte komplexer, so dass die Funktionen von Trello nicht mehr ausreichten. Daher bin ich auf Asana umgestiegen. Das Tool bietet umfangreichere Möglichkeiten für das Projekt- und Aufgabenmanagement und unterstützt unter anderem bei der Organisation aller Kundenaufgaben und -projekte, der Umsetzung von Unternehmenszielen sowie der Definition und Steuerung von Workflows. Im Vergleich zu Trello bietet Asana mehr Strukturierungs- und Planungsfunktionen und eignet sich daher besonders für komplexere Projektlandschaften.
Notion: ein All-in-One-Workspace mit höchster Flexibilität
Im Laufe der Zeit habe ich außerdem mit Notion gearbeitet. Das Tool ist deutlich vielseitiger und flexibler als klassische Projektmanagement-Anwendungen, da es Projektübersichten, Wissensdatenbanken, Notizen und Aufgabenverwaltung in einer Plattform vereint.
Besonders interessant sind die integrierten KI-Funktionen, die beispielsweise dabei unterstützen, Inhalte zusammenzufassen, Texte zu erstellen, Meeting-Notizen automatisiert auszuwerten oder Informationen aus Dokumenten und Datenbanken zu extrahieren. Dadurch lassen sich viele administrative und organisatorische Aufgaben effizienter erledigen.
Die hohe Anpassbarkeit und die Vielzahl an Funktionen machen Notion jedoch auch komplexer als Trello oder Asana und die Einarbeitung ist aufgrund der vielen Möglichkeiten etwas aufwendiger.
AGB und Verträge
Ob man Verträge für die digitale Zusammenarbeit braucht oder nicht, kommt auf den Tätigkeitsbereich an. Einfache Vereinbarungen und Aufträge können per E-Mail abgewickelt werden. Eine Abmachung per E-Mail kann mit einer vertraglichen Vereinbarung gleichgesetzt werden.
Mit meinen AGB stecke ich einen bestimmten Rahmen für die Zusammenarbeit fest. Diese AGB sende ich bei Bedarf und auf Anfrage zu. Darüber hinaus biete ich je nach Bedarf noch einen Vertrag über freie Mitarbeit, eine Verschwiegenheitserklärung, eine Haftungsvereinbarung und einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag an. Letzterer kommt insbesondere dann zur Anwendung, wenn personenbezogene Daten ins Spiel kommen.
Fazit
Im Rahmen einer virtuellen oder digitalen Zusammenarbeit kommt eine Vielzahl von Tools zum Einsatz. Diese Tools helfen dabei, die Arbeitsabläufe reibungslos zu gestalten und die Kommunikation zu vereinfachen. Hast du Fragen dazu? Gerne arbeite ich dich im Rahmen eines Workshops in die Funktionen der Tools ein.
Mal eben einen Text herunterschreiben – geht das? Theoretisch ja, wenn man weiß, wie es geht. Wenn du Texte schreiben lassen möchtest, sind verschiedene Schritte erforderlich, um einen qualitativ hochwertigen Text zu erreichen. Erfahre hier, worauf es beim Schreiben eines professionellen Webtextes ankommt.
[Update des Blogartikels am 24.04.2025; Bildcredit: CC0 Pixabay by Karolina Grabowski, 03.05.2019]
Mit professionellen Texten zum Erfolg
Zunächst geht es um die Festlegung der Textsorte: Sei es, dass es um ein Portfolio geht, um die Präsentation von Produkten oder die Darstellung der eigenen Expertise in Form von längeren Blogtexten oder passende Texte über die eigene Person auf der Über-Mich-Seite. Des Weiteren sind Texte zu gezielt ausgesuchten Keywords oder Kategorien (für Kategorieseiten) denkbar. Nicht zu vergessen die Texte für Landingpages, Sales Pages und Newsletter oder Social Media Posts.
Die Vorbereitung
Im folgenden beschreibe ich, wie ein richtig guter Webtext entsteht und welche Punkte zu beachten sind.
Das Erstgespräch
Wenn du den Text erstellen lassen möchtest, sind in einem ersten Schritt die Rahmenbedingungen für den geplanten Text zu klären. Dazu gehören unter anderem der zeitliche Rahmen, das Urheberrecht, die Rechte an der Verwendung des fertigen Textes und die Kosten für den gesamten Erstellungsprozess und gegebenenfalls der Rechte.
Das Briefing
Im nächsten Schritt geht es um das Briefing für den Text, damit am Ende das Ergebnis allen Anforderungen gerecht wird. Hierbei werden die Textlänge, die Tonalität und der Stil festgehalten. Eine wichtige Rolle spielen Hintergrundinformationen und die (Fach-)Begriffe und Themen, die unbedingt in den Text hineingehören. Auch die Frage nach dem Adressaten oder Zielkunden und die Botschaft des Textes werden an dieser Stelle besprochen. Wichtig ist auch, ob es eine Corporate Language gibt, die in den Text einfließen soll.
Um den Prozess zu vereinfachen, ist vor dem Briefinggespräch eine Liste an Fragen hilfreich. Je mehr Punkte vor der Erstellung des Textes geklärt werden, desto weniger Absprachen und Korrekturrunden sind im Prozess der Texterstellung notwendig.
Texte schreiben lassen: So entsteht der Text
Die Keyword-Recherche
Nach dem ausführlichen Briefing geht es weiter mit der Keywordrecherche. Dazu stehen verschiedene Tools zur Verfügung. Auch die Konkurrenzanalyse ist eine wichtige Methode, um relevante Keywords, Key Phrases, verwandte Begriffe, Synonyme und relevante Inhalte herauszufiltern. Des Weiteren können Keyword Gaps eine Rolle spielen. Das sind Keywords, die entweder auf der eigenen Website oder den Websites der Konkurrenz nicht abgedeckt werden und einen Rankingvorteil ergeben können, wenn sie im Text und damit auf der Website Berücksichtigung finden.
Das Textgerüst und die Rohfassung
Es gibt verschiedene Methoden, einen neuen Text zu schreiben und zu strukturieren. Hier beschreibe ich eine Methode, um einen grundlegenden Einblick in den Prozess zu geben.
Auf Basis der wichtigsten inhaltlichen Angaben entsteht das Textgerüst. Dieses orientiert sich an der Textsorte. Der Text einer Über-mich-Seite erhält selbstverständlich ein anderes Gerüst als ein Kategorietext oder der Text einer Landingpage.
Der Text erhält auf Basis der grob erstellten Inhalte eine erste inhaltliche Gliederung, die sich an den Stichpunkten aus der Recherche orientiert. Die vorformulierten Textblöcke werden zusammengefügt und solange bearbeitet - gekürzt, zusammengefasst, neu kombiniert oder weiter ausgeführt - bis die gewünschte Thematik erschöpfend ausgeführt wurde.
Strukturierung und Verlinkungen
Anschließend erfolgt eine Strukturierung und Formatierung des Textes über unterschiedliche Schriftgrößen, wie zum Beispiel die H-Ebenen der Zwischenüberschriften, über Absätze, Aufzählungen und Textmarkierungen wie Fettung oder Kursiv und weitere Gestaltungsmerkmale.
Dies ist nicht nur für eine einfache Lesbarkeit auf verschiedenen Endgeräten relevant, sondern auch ein wichtiger Faktor für die Suchmaschinenoptimierung. Jetzt werden auch ein paar interne und wenige externe Links eingefügt, um das Ranking zu verbessern. Worauf es für eine gute Lesbarkeit ankommt, kannst du in meinem Artikel über Online-Redaktion nachlesen.
Bilder und Videos
Bilder, Videos und andere Medien sind weitere Elemente bei der Texterstellung, die den Text ergänzen oder untermauern. Auch hier darf auf die Kriterien der Suchmaschinenoptimierung geachtet werden.
Suchmaschinenoptimierung und Metadaten
Von Beginn an sollten SEO-Kriterien in die Konzeptionierung von Webtexten einfließen. Dies geschieht durch die Wahl der Keywords, die Strukturierung des Textes, die Linkstruktur und durch Bilder-SEO. Die SERP-Texte (URL, Titel und Meta-Beschreibung des Textes ) werden verfasst und die URL optimiert, sobald eine passende Überschrift formuliert wurde.
Von KI-Tools Texte schreiben lassen
Es gibt verschiedene KI-Tools, die uns bei der Texterstellung unterstützen. Manche GPTs schreiben vollständige Blogartikel und andere Texte nach deinen Vorgaben. Dabei heißt es oft, dass ein Text nur so gut ist, wie der Prompt. Dennoch beobachte ich immer wieder, dass die Tools noch halluzinieren und wir sehr sorgfältig die Ergebnisse überprüfen müssen. Mir fehlt bei solchen Texten oft die persönliche Note - auch wenn sehr gute Prompts verwendet worden sind.
Des Weiteren spielt auch hier eine Rolle, ob ein:e Auftraggeber:in oder Content-Ersteller:in überhaupt weiß, wie ein guter Text aussieht und welche vielfältigen Aspekte dazu gehören. Wer vor der KI schlechte Texte nicht erkannt hat, wird sich heutzutage sehr schnell mit schlecht formulierten, von KI-Tools erzeugten Texten zufriedengeben.
Oder wie eine bekannte Online-Marketing-Expertin kürzlich meinte: Crap in, crap out. Daher ist hier meine Empfehlung, auch bei Verwendung von KI-Tools eine:n Copywriter:in oder Texter:in hinzuzuziehen, wenn man Wert auf Qualität legt. Ein:e solche:r Texter:in kann die Abläufe überwachen, die inhaltlichen Aspekte überprüfen und den Feinschliff der Texte übernehmen.
Feintuning für den fertigen Webtext
Die Endredaktion und die Korrekturschleife
Vor Abgabe oder Veröffentlichung des Textes sollte der Text über Nacht oder zumindest für zwei bis drei Stunden ruhen. Danach schaut man mit einem frischen Blick auf den Text und sieht eventuelle Flüchtigkeitsfehler, die vorher übersehen wurden. Es können noch vorhandene Rechtschreibfehler ausgemerzt und der Inhalt einem Feinschliff unterzogen werden.
Dies gilt natürlich auch bei von KI generierten Texten. Hier kann es auch notwendig werden, noch einmal ohne KI-Tools zu recherchieren, ob die Inhalte aktuell und wahr sind.
Trotz aller Bemühungen kann es vorkommen, dass in einzelnen Punkten noch Änderungsbedarf besteht. Für solche Fälle sind in der Regel ein bis zwei Korrekturschleifen vorgesehen.
Fazit
Um einen qualitativ hochwertigen Webtext zu erhalten, ist eine gute Vorbereitung unerlässlich. Verschiedene weitere Kriterien beeinflussen den Inhalt, die Struktur und die Lesbarkeit des gewünschten Textes. Abgerundet wird der Text durch die Berücksichtigung einiger Aspekte der Suchmaschinenoptimierung.
Wenn du Fragen zur Texterstellung hast, komm gerne auf mich zu. In einem Textcoaching schaue ich mir die Texte deiner Website, die Artikel deines Blogs oder deinen Social-Media-Auftritt an und gebe dir nützliche und praktikable Tipps an die Hand.
